예산 승인 요청서 쓰는 법 — 근거 네 줄

예산 승인 요청서는 얼마가 필요한지 적는 문서가 아니라 결재하는 사람이 「합니다」와 「안 합니다」 중 하나를 고를 수 있게 만드는 문서입니다. 필요한 것은 네 줄입니다 — 무엇에 얼마를 · 무엇을 근거로 · 언제까지 정해야 · 절반이면 무엇을 미루는지. 표와 설명은 그 뒤에 붙입니다.

결재하는 사람은 무엇을 보고 정하나요

승인은 금액의 크기가 아니라 답이 안 나오는 질문이 몇 개 남았는가로 갈립니다. 남은 질문이 하나라도 있으면 「좀 더 알아보고」로 넘어갑니다. 아래 네 질문에 요청서 안에서 답이 나오면 그 자리에서 정해집니다.

머릿속 질문	요청서 어디에 답이 있어야 하나
이 돈이 어디로 가나	큰 항목 3줄 — 각 줄에 금액
왜 이 금액인가	계산 한 줄 — 단가 × 개수, 또는 지난 결과
지금 해야 하나	시한 한 줄 — 언제까지 정해야 언제 시작하나
절반만 주면 어떻게 되나	축소안 한 줄 — 무엇을 남기고 무엇을 미루나

네 번째 줄을 미리 적어 두는 것이 요령입니다. 축소안이 없으면 결재하는 사람이 직접 깎아야 하는데, 그 자리에서는 어디를 깎을지 알 수 없어 전체가 보류됩니다.

그대로 쓰는 네 줄 틀은 무엇인가요

빈칸만 채우면 됩니다. 금액은 예시로 가정한 값입니다.

1. 요청 — OO을 위해 OOO만 원을 O월에 집행하려 합니다. 항목은 셋입니다 — 제작 OOO만 원 · 집행 OOO만 원 · 운영 OO만 원.
2. 근거 — 지난 O개월에 OO을 해서 OO건이 들어왔고 한 건에 OO만 원이 들었습니다. 이번 금액은 그 값에 목표 OO건을 곱해 잡았습니다.
3. 시한 — O월 O일까지 정해지면 O월 O일에 시작해 O월 O일에 끝납니다. 그 뒤로 넘어가면 O주씩 밀립니다.
4. 축소안 — 절반이면 OO만 하고 OO는 다음 분기로 미룹니다. 이때 예상되는 결과는 OO건 정도로 봅니다.

여기에 항목별 금액 표 한 개와 붙임 자료를 더하면 한 장이 찹니다. 한 장을 넘기지 않습니다 — 두 장이 됐다는 것은 첫 장에서 결정이 안 났다는 뜻입니다.

근거는 무엇으로 적나요

근거는 네 종류뿐입니다. 위에 있는 것이 힘이 세고, 없으면 아래로 내려갑니다. 위 두 개가 하나도 없으면 금액을 낮춰 시험 예산으로 먼저 올립니다.

근거	이렇게 적습니다	쓸 때 붙이는 것
이미 해 본 결과	지난 O개월 OO건 · 한 건 OO만 원	가장 셉니다. 있으면 이것만 씁니다
계산	단가 OO만 원 × OO개 = OOO만 원	단가가 어느 견적에서 나온 값인지 한 줄
비교할 만한 사례	같은 규모의 일에 대체로 O주 · O명이 듭니다	어디서 본 값인지 출처 한 줄
시한	O월에 시작해야 O월 성수기에 맞습니다	날짜가 없으면 근거가 아닙니다

근거가 약할 때 금액을 키우는 것이 가장 흔한 실수입니다. 반대로 갑니다 — 전체의 20~30% 규모로 줄여 「이 금액으로 O주 해 보고 숫자를 가지고 다시 오겠습니다」로 올립니다. 시험 예산은 승인이 빠르고, 그 결과가 다음 요청의 첫 번째 근거가 됩니다.

네 종류를 섞을 때는 위에서부터 한 줄씩만 씁니다. 같은 이야기를 네 번 하면 근거가 아니라 설득으로 읽히고, 설득으로 읽히는 문서는 숫자를 더 요구받습니다. 한 줄로 줄여 놓으면 되묻는 질문도 한 줄로 돌아옵니다.

좋은 예와 아쉬운 예는 어떻게 다른가요

아쉬운 문장	왜 아쉬운가	고쳐 쓴 문장
홍보 강화를 위해 예산이 필요합니다	금액도 항목도 없습니다	10월 집행분으로 800만 원이 필요합니다 — 제작 300만 원 · 집행 400만 원 · 운영 100만 원
다른 곳은 다 하고 있습니다	우리 숫자가 아닙니다	지난 3개월 같은 방식으로 24건이 들어왔고 한 건에 21만 원이 들었습니다
빠른 검토 부탁드립니다	언제까지인지 없습니다	9월 20일까지 정해지면 10월 1일에 시작합니다
더 줄일 수 없는 금액입니다	깎을 자리가 없다는 말이라 통째로 보류됩니다	절반이면 제작만 하고 집행은 11월로 미룹니다

고쳐 쓴 쪽에는 전부 금액 · 날짜 · 안 했을 때 셋이 들어 있습니다. 금액은 예시로 가정한 값입니다.

결재하는 사람이 여럿이면 어떻게 보내나요

같은 문서를 여러 사람에게 한꺼번에 돌리면 서로의 답을 기다리다 아무도 답하지 않습니다. 순서를 정해 한 사람씩 갑니다. 먼저 숫자를 아는 사람에게 근거 줄만 보여 주고 「이 계산이 말이 됩니까」 한 가지만 확인받습니다. 그다음 결재하는 자리에 한 장을 올립니다.

이때 앞에서 확인받은 내용을 한 줄로 적어 둡니다 — 「단가는 OOO님과 맞춰 본 값입니다」. 이 한 줄이 있으면 같은 계산을 두 번 검토하지 않아 문서가 한 번에 넘어갑니다. 순서를 반대로 하면 결재 자리에서 「담당자와 맞춰 보셨나요」로 되돌아와 처음부터 다시 시작합니다.

반려되면 몇 번까지 다시 올리나요

세 번입니다. 회차마다 바꾸는 것이 다릅니다 — 같은 문서를 그대로 다시 올리는 것이 가장 나쁩니다.

회차	바꾸는 것	간격
1차	한 장 요청서 그대로	—
2차	보류된 사유 한 가지만 보강 — 나머지는 그대로	3~5영업일 뒤
3차	금액을 20~30%로 줄인 시험안	2주 뒤

2차를 올리기 전에 보류된 사유를 한 문장으로 받아 적습니다. 「금액이 큰가요 · 시점이 이른가요 · 근거가 약한가요」 셋 중 하나로 되물으면 대체로 그 자리에서 답이 나옵니다. 세 가지는 고치는 방법이 전혀 다르므로, 이걸 모른 채 다시 쓰면 같은 자리에서 또 막힙니다.

오늘 할 일

지금 승인을 기다리는 건이 있으면 그 문서에 축소안 한 줄을 더해 다시 보냅니다. 「절반이면 OO만 하고 OO는 미룹니다」 한 문장이면 됩니다. 기다리는 건이 없으면 다음에 올릴 건의 네 줄 틀을 지금 채워 둡니다 — 20분이면 끝납니다.