회의 자료 한 장 쓰는 법 — 결정할 것만

회의 자료 한 장은 설명하는 종이가 아니라 오늘 정할 것 하나를 고르게 만드는 종이입니다. 남기는 것은 셋입니다 — 오늘 정할 것 · 고를 안 · 정해지지 않으면 멈추는 일. 배경 설명 · 지난 경과 · 참고 자료는 전부 뒤에 붙임으로 내립니다. 이 셋만 남기면 30분짜리 회의가 10분에 끝납니다.

한 장에 무엇을 남기고 무엇을 빼나요

자료가 길어지는 이유는 대개 「모르는 사람이 있을까 봐」입니다. 그런데 모르는 사람을 위해 쓴 문단은 아는 사람에게는 건너뛰는 부분이고, 결정에는 쓰이지 않습니다. 아래 기준으로 자릅니다.

한 장에 남기는 것	붙임으로 내리는 것
오늘 정할 것 한 문장	지난 회의 경과
고를 안 2~3개와 각각의 금액 · 기간	안을 만든 과정
제안하는 안과 그 이유 한 줄	조사 자료 · 참고 화면
정해지지 않으면 멈추는 일과 그 날짜	용어 설명 · 상세 견적

붙임을 없애라는 뜻이 아닙니다. 순서만 바꿉니다 — 첫 장에서 결정이 나면 붙임은 안 펴도 되고, 질문이 나오면 그때 해당 붙임을 펴면 됩니다. 붙임에는 번호를 붙여 두고 첫 장에서 「자세한 견적은 붙임 2」처럼 가리키면 찾는 시간이 사라집니다.

그대로 쓰는 한 장 틀은 무엇인가요

여섯 줄입니다. 위에서부터 채웁니다.

1. 제목 — [결정] OO을 정하는 회의 · O월 O일 O시 · OO분
2. 오늘 정할 것 — OO 한 가지입니다. 오늘 정하지 않는 것 — OO · OO
3. 고를 안 — A안 OO / B안 OO. 두 안의 차이는 OO 한 가지입니다.
4. 각 안의 값 — A안 OOO만 원 · O주 / B안 OOO만 원 · O주
5. 제안 — B안을 권합니다. 이유는 OO입니다. 대신 OO를 포기합니다.
6. 정해지지 않으면 — O월 O일부터 OO가 멈춥니다. 다시 잡으면 O주 밀립니다.

두 번째 줄의 「오늘 정하지 않는 것」이 회의를 짧게 만듭니다. 이 줄이 없으면 이야기가 옆으로 새고, 새면 정작 정할 것이 시간에 밀려 다음으로 넘어갑니다. 옆으로 샜을 때 이 줄을 소리 내어 읽으면 되돌아옵니다 — 사람을 막는 것이 아니라 종이가 막는 모양이 되어 자리가 불편해지지 않습니다.

여섯 번째 줄도 자주 빠집니다. 안 정했을 때 무슨 일이 생기는지가 적혀 있지 않으면, 결정을 미루는 쪽이 늘 편한 선택이 됩니다. 날짜와 함께 적어야 힘이 생깁니다 — 「9월 20일부터 제작이 멈춥니다」처럼 멈추는 날을 숫자로 적습니다.

안은 몇 개를 올리나요

두 개가 기본입니다. 하나면 결정이 아니라 통보가 되고, 넷이면 고르는 데만 회의가 끝납니다.

안 개수	이럴 때	회의 시간
2개	대부분의 결정 — 하는 방식이 갈릴 때	15~20분
3개	금액대가 크게 다른 선택지가 있을 때	30분
1개 + 안 하는 경우	방향은 정해졌고 금액만 정하면 될 때	10분

안을 두 개 만들 때는 차이를 한 가지로 좁힙니다. 금액도 다르고 기간도 다르고 범위도 다르면 비교가 안 되어 「좀 더 보고」로 갑니다. 금액이 다르면 기간과 범위는 같게 맞추고, 기간이 다르면 금액을 같게 맞춥니다. 갈리는 것이 하나면 회의는 그 하나만 이야기하면 됩니다.

좋은 예와 아쉬운 예는 어떻게 다른가요

아쉬운 문장	왜 아쉬운가	고쳐 쓴 문장
OO 진행 관련 논의	무엇을 정하는 자리인지 모릅니다	[결정] 촬영을 9월에 할지 10월에 할지 오늘 정합니다
여러 방안을 검토했습니다	고를 것이 없습니다	A안과 B안 중 하나를 오늘 고릅니다. 차이는 기간입니다
비용은 추후 산정 예정입니다	정할 수 없는 상태로 들어갑니다	A안 600만 원 · B안 950만 원(견적 기준, 확정 전 ±10%)
의견 주시면 반영하겠습니다	결정이 다음으로 넘어갑니다	오늘 정해지지 않으면 9월 20일부터 제작이 멈춥니다

금액과 날짜는 예시로 가정한 값입니다. 고친 쪽은 네 문장 모두 동사가 「정합니다 · 고릅니다 · 멈춥니다」로 끝납니다. 「검토 · 논의 · 반영」으로 끝나는 문장은 결정을 뒤로 미루는 문장입니다. 다 쓴 뒤 문장 끝의 동사만 훑어봐도 그 자료가 결정을 부르는지 미루는지 바로 보입니다.

회의를 열지 않고 문서로 끝낼 수 있나요

정할 것이 한 가지이고 고를 안이 둘이면 회의를 열지 않아도 됩니다. 같은 한 장을 보내면서 마지막에 「O월 O일 O시까지 회신이 없으면 B안으로 진행하겠습니다」 한 줄을 붙입니다. 다른 의견이 있는 사람만 답하면 되고, 없으면 그 시각에 정해집니다.

이 방식이 맞지 않는 경우는 둘입니다. 처음 하는 일이라 정할 것 자체가 아직 흐릴 때, 그리고 결정 뒤에 여러 사람이 동시에 움직여야 할 때입니다. 앞은 회의에서 「무엇을 정할지」부터 정해야 하고, 뒤는 같은 자리에서 서로 언제 시작하는지 맞춰야 하기 때문입니다. 나머지는 대부분 한 장으로 끝납니다.

회의 전후로 몇 번을 돌리나요

세 번입니다. 자료를 회의 자리에서 처음 보여 주면 그 회의는 읽는 시간으로 끝납니다.

회차	언제	무엇을
사전	회의 24시간 전	한 장 배포 — 「질문이나 다른 의견은 미리 회신 주십시오」
회의	당일	2번 줄부터 읽고 바로 고릅니다
사후	끝나고 10분 안	정해진 것 · 정한 사람 · 다음 날짜 세 줄

사후 세 줄은 회의록이 아니라 결정 기록입니다. 「A안으로 정함 · 정한 사람 OOO · 9월 5일 착수」 이 세 줄을 늘 같은 자리에 남기면, 두 달 뒤 「그때 왜 그렇게 했지」라는 질문에 30초 만에 답할 수 있습니다.

사전 배포를 24시간 전으로 잡는 이유는 하루가 읽고 답할 수 있는 가장 짧은 시간이기 때문입니다. 당일 아침에 보내면 못 읽고 들어오고, 일주일 전에 보내면 잊고 들어옵니다. 배포한 뒤에 들어온 의견은 자료를 고치지 말고 맨 아래에 한 줄로 덧붙입니다 — 두 벌이 돌아다니면 회의에서 어느 쪽을 보는지부터 맞춰야 합니다.

오늘 할 일

다음 회의 자료를 열고 맨 위에 「오늘 정할 것 — OO 한 가지」 한 줄을 넣습니다. 그다음 그 줄과 상관없는 장은 전부 뒤로 옮깁니다. 15분이면 끝나고, 그 회의부터 시간이 줄어듭니다.