송년회 영상 제작, 행사 4주 전부터 준비하는 순서

송년회 영상은 행사 4주 전에 사진 · 영상 자료를 모으기 시작해야 편집이 마지막 주 안에 끝납니다. 예를 들어 12월 셋째 주 금요일에 행사를 연다면, 4주 전 금요일에는 부서별 자료 요청이 나가야 한다는 뜻입니다. 오프닝 · 한 해 회고 · 시상 소개 · 임직원 인터뷰 중 무엇을 넣을지 먼저 고르고, 자료 요청부터 행사장 재생 점검까지 여섯 단계를 행사일에서 거꾸로 세어 잡습니다.

송년회 영상은 언제부터 준비하나요

행사 4주 전입니다. 4주는 세 구간으로 나뉩니다. 아래 날짜는 영상 두세 편을 넣는다고 가정하고 행사일(D)에서 거꾸로 센 예시입니다.

• 자료 수합 약 10일(D-28~D-18) — 부서마다 사진을 찾고 고르는 데 시간이 걸립니다. 요청한 주에 바로 모이지 않는다고 보고 잡습니다.
• 편집 약 11일(D-18~D-7) — 수상자 확정(D-14)이 이 구간 안에 들고, 순서를 잡는 가편집과 자막 · 음악을 얹는 본편집이 이어집니다.
• 확인 · 점검(D-7~D-1) — 이름 철자 · 직함 · 수상 내용을 확인해 D-5에 확정하고, 행사장 장비로 한 번 틀어 봅니다.

12월 행사라면 자료 요청은 11월에 나가므로, 10월에 할 일은 영상을 만드는 것이 아니라 정하는 것입니다. 어떤 종류를 몇 분씩 넣을지, 부서별로 자료를 모아 줄 담당자가 누구인지, 행사장 화면과 음향 장비가 무엇인지 세 가지를 10월 안에 정해 두면 11월 요청이 한 번에 나갑니다. 송년회 영상 제작을 외부에 맡기더라도 이 세 가지는 사내에서 정해 넘깁니다. 연말 행사 영상이 여러 편이면 편마다 담당자를 두지 않고 한 사람이 요청과 마감을 모두 챙깁니다.

송년회 영상은 어떤 종류가 있나요

회사 송년회 영상은 네 가지 가운데 두세 가지를 골라 넣습니다. 송년회 오프닝 영상 · 연말 결산 영상 · 시상식 영상 · 임직원 인터뷰를 이 글에서는 차례로 오프닝 · 한 해 회고 · 시상 소개 · 인터뷰라고 부릅니다. 길이와 기간은 가정한 값입니다.

오프닝은 분위기를 여는 역할이라 음악과 사진이 넘어가는 속도로 만들고, 한 해 회고는 월 순서로 되짚는 역할이라 사진마다 짧은 설명 자막이 붙습니다. 시상 소개는 수상자가 확정돼야 만들 수 있어 가장 늦게 시작하므로, 화면 틀과 자막 디자인을 미리 만들어 두고 사진과 이름만 바꿔 넣습니다. 연말 영상을 한 편만 만든다면 오프닝과 회고를 합쳐 3분 안팎의 한 편으로 만들 수 있습니다.

여러 편을 넣는다면 길이를 모두 더해 행사 진행표에 먼저 올려 봅니다. 예를 들어 2시간 행사에 영상 합계를 10분 안팎으로 잡는 식으로 상한을 정해 두면(가정한 값), 부서에서 올라온 사진 가운데 무엇을 남길지 고르는 기준도 함께 생깁니다.

자료는 어떤 순서로 모으나요

여섯 단계입니다. 괄호 안 날짜는 앞에서 가정한 일정을 따릅니다.

1. 부서별 자료 요청(D-28) — 요청서에 네 가지를 적습니다. 달마다 사진 3장과 있으면 10초 안팎 영상 1~2개, 휴대폰 원본 크기 그대로, 파일 이름은 부서_월_번호, 올릴 공유 폴더 한 곳. 마감은 D-18로 잡습니다.
2. 인터뷰 촬영(D-21~D-14) — 반나절에 몰아 찍습니다. 질문은 사흘 전에 미리 보내고 한 사람에 10분을 잡습니다. 사내 인원으로 찍는다면 사내 2명으로 되는 촬영 범위를 먼저 보고 장소를 고릅니다.
3. 수상자 확정(D-14) — 수상자 이름 · 직함 · 수상 사유 두 줄 · 사진을 받습니다. 발표 전까지 알려지지 않도록 파일 이름에는 이름 대신 번호를 씁니다.
4. 가편집(D-10) — 음악과 자막 없이 순서와 길이만 맞춘 판입니다. 빠진 달이나 겹치는 사진이 여기서 드러납니다.
5. 확인(D-7) — 확인하는 사람을 한두 명으로 정하고 의견은 한 번에 모아 받습니다. 이름 철자와 직함은 인사팀 명단과 한 줄씩 맞춰 봅니다. 확정은 D-5입니다.
6. 행사장 재생 점검(D-1 또는 리허설) — 행사장 장비로 처음부터 끝까지 한 번 틉니다. 소리 크기와 화면에서 자막이 읽히는지는 이때 확인합니다.

1번 마감이 밀리면 뒤 단계가 모두 밀립니다. D-18에 자료가 오지 않은 부서에는 그날 새 마감 D-16을 알리고, 그때도 없으면 회사 공용 사진으로 채운다고 요청서에 미리 적어 두면 일정이 흔들리지 않습니다.

요청서 본문은 짧을수록 빨리 돌아옵니다. 예를 들면 이렇습니다 — 「올해 송년회 영상에 쓸 자료를 모읍니다. 1월부터 11월까지 달마다 사진 3장, 있으면 10초 안팎 영상 1~2개를 휴대폰 원본 그대로 공유 폴더에 올려 주십시오. 파일 이름은 부서_월_번호, 마감은 ○월 ○일입니다. 얼굴이 나온 사진은 찍힌 사람의 동의서를 함께 올려 주십시오.」 네 문장이면 됩니다.

행사장에서 틀 때 무엇을 확인하나요

다섯 가지입니다. 행사장 담당자에게 D-14 전에 물어보고, D-1 점검 때 실제로 틀어 확인합니다.

진행표(큐시트)에는 영상마다 번호 · 길이 · 재생을 시작하는 신호를 한 줄씩 적습니다. 「사회자가 ‘올해를 돌아보겠습니다’라고 말하면 02번 재생」처럼 적어 두면, 재생을 맡은 사람이 바뀌어도 순서가 틀리지 않습니다.

자주 묻는 질문

직원 얼굴이 나오면 동의는 어떻게 받나요

자료를 요청할 때 동의서 양식 한 장을 함께 보내고, 얼굴이 나온 사람의 서명을 받아 사진과 같이 올리게 합니다. 동의서에는 네 줄을 적습니다 — 쓸 자리(행사장 상영 · 사내 게시 · 외부 SNS 중 어디까지), 기간, 잘라 쓰기나 자막을 얹는 수정, 협력사 등에 파일을 넘기는지. 동의하지 않은 사람은 사진에서 빼거나 얼굴을 가리고, 외부 SNS에 올릴 버전에는 그 자리까지 동의한 사람만 남깁니다. 동의를 남기는 방법은 영상 출연 동의 기록에 있습니다.

음악은 무엇을 써도 되나요

사용 범위가 문서로 적힌 음악을 씁니다. 스톡 음원 사이트에서 라이선스를 받은 곡이라면 라이선스 문서의 용도 · 기간 · 매체 칸에 행사장 상영과 사내 게시가 들어 있는지 보고, 칸을 적는 방법은 음악 · 폰트 · 스톡 사용 범위 정리를 따릅니다.

유행가를 영상에 넣으려면 곡마다 이용 허락을 받는 절차가 따로 있습니다. 한국음악저작권협회는 음악을 영상에 쓸 때 내는 영상 사용 신청서를 두고 있고, 한국저작권보호원 상담 사례는 수업용 콘텐츠라도 수업과 관계없는 배경음악으로 개인이 유료로 구매한 음원 전곡을 쓰면 저작권 침해가 될 수 있다고 안내합니다(2026년 9월 기준 공식 안내). 행사 뒤 영상을 사내 게시판이나 SNS로 옮길 일까지 생각해, 영상 파일 안에는 스톡 음원을 넣습니다.

사내에서 직접 만들 수 있는 범위는 어디까지인가요

사진을 이어 붙인 오프닝과 한 해 회고, 휴대폰을 고정해 찍는 짧은 인터뷰까지는 사내에서 만들 수 있습니다. 어려운 것은 여러 사람이 동시에 말하는 대담, 걸으면서 찍는 장면, 움직이는 그래픽 타이틀, 행사장 스피커로 또렷하게 들려야 하는 인터뷰 소리입니다. 자료 수합과 인터뷰 질문은 사내에서 하고, 움직이는 타이틀처럼 사내에서 어려운 것만 따로 맡기면 됩니다. 사내에서 인터뷰를 찍는다면 휴대폰을 가로로 고정하고, 마이크는 말하는 사람 가까이에 따로 둡니다.

오늘 할 일

행사 날짜에서 4주를 거꾸로 세어 자료 요청일을 달력에 적고, 거기서 열흘 뒤를 자료 마감일로 적으십시오. 예를 들어 행사가 12월 셋째 주 금요일이라면 요청은 4주 전 금요일, 마감은 그로부터 열흘 뒤인 월요일입니다. 두 날짜가 정해지면 요청서 첫 줄에 그대로 옮겨 적으면 됩니다.

행사 날짜와 넣고 싶은 영상 종류를 적어 문의로 보내 주시면, 자료 요청 일정부터 짜서 회신드립니다.

이어서 읽기 — 행사 촬영, 견적 항목 10줄과 동의 체크리스트 · 티켓 제작, 입장권 10칸 양식과 절취선·넘버링 · 오프닝 영상, 행사 1분 구성표와 LED 규격 계산