박람회 참가 준비 — 부스 · 홍보물 · 영상 점검표

박람회 참가 준비는 전시 첫날에서 거꾸로 90일을 세어 참가 확정 → 부스 → 홍보물 · 영상 → 현장 운영 → 명함 정리 · 후속 연락 순서로 합니다. 90일은 조립부스로 처음 나가는 경우를 가정한 기간입니다. 부스를 꾸미기 전에 먼저 정할 것은 이번 전시에서 만들 숫자 — 예를 들어 「바이어 상담 30건」 — 이고, 그 숫자는 전시가 끝난 뒤 일주일 안의 연락에서 결과로 바뀝니다.

박람회 참가 신청 때 무엇을 정하나요

신청서에 적을 것은 부스 크기와 유형입니다. 국내 전시회는 1부스를 가로 3m × 세로 3m(9㎡)로 파는 곳이 많고, 유형은 기본 장치가 딸린 조립부스와 면적만 받는 독립부스로 나뉩니다(2026년 전시회 참가 안내 기준).

1~3부스는 주최 측이 위치를 배정하는 전시회가 있어, 위치를 고르고 싶다면 신청 전에 배정 방식을 묻습니다. 참가비와 납부 일정은 전시회마다 달라 참가 안내서로 확인합니다.

D-90부터 무엇을 언제 하나요

전시 첫날을 D로 두고 거꾸로 셉니다. 주최 측 참가업체 매뉴얼에 적힌 마감일 — 도면 제출 · 부대시설 신청 · 출입증 — 을 먼저 달력에 옮기고, 그 앞에 아래 일을 채웁니다.

홍보물과 영상은 무엇을 준비하나요

• 브로슈어 — 부스에서 손에 쥐여 주고 가져가서 읽는 인쇄물입니다. 예를 들어 상담 목표가 30건이면 상담용 60부와 지나가며 받아 가는 사람용 200부를 따로 셉니다(가정한 값). 쪽수와 접지는 브로슈어 제작 순서로 정합니다.
• 명함 — 한 사람이 하루에 나눌 장수를 예상 상담 수의 두 배로 잡아 전시 일수만큼 챙깁니다. 예를 들어 하루 상담 10건 × 2 × 3일이면 한 사람당 60장입니다(가정한 값). 해외 바이어를 만나는 전시면 뒷면에 영문을 넣습니다.
• 샘플 · 제품 사양서 — 상담 테이블에 둘 실물과 한 장짜리 사양서(규격 · 인증 · 최소 주문 수량)를 준비합니다. 가격 조건은 상대에 따라 달라지므로 사양서와 따로 둡니다.
• 루프 영상 — 부스 모니터에서 소리 없이 반복되는 영상입니다. 지나가는 사람이 보는 자리라 40초 안팎으로 만들고, 첫 3초 안에 제품이 나오며 글자는 멀리서도 읽히게 크게 넣습니다. 내용 구성은 회사 소개 영상에 넣을 내용의 전시회 부스 줄을 따릅니다.
• 방문 기록지 — 이름 · 회사 · 관심 제품 · 다음 할 일 · 등급(A · B · C) 칸과 소식 메일 수신 동의 칸을 둡니다. 받은 명함은 그 자리에서 기록지에 붙입니다.

전시 기간에는 매일 부스를 닫은 뒤 10분 동안 그날의 상담 수 · 등급별 명함 수 · 남은 브로슈어를 적고, 다음 날 바꿀 것 하나를 정합니다. 예를 들어 오후에 상담이 몰렸다면 다음 날 교대 시간을 오전으로 당깁니다. 이 기록이 그대로 전시 뒤 결과 정리의 첫 장이 됩니다.

전시가 끝나면 명함은 어떻게 정리하나요

연락 시점은 예시로 가정한 기준입니다. 메일 첫 줄에는 전시회 이름 · 부스 번호 · 상담한 내용을 한 줄로 적어, 상대가 누구였는지 바로 떠올리게 합니다. 뉴스레터처럼 광고성 정보를 보내려면 받는 사람의 명시적인 사전 동의가 필요하므로(정보통신망법 제50조), 방문 기록지의 수신 동의 칸에 표시한 사람에게만 보냅니다.

자주 묻는 질문

해외 박람회에 전시품은 어떻게 보내나요?

전시가 끝나면 다시 가져올 물품이라면 ATA 까르네 — 물품의 일시 수입 통관 증서 — 를 쓰는 방법이 있습니다. 협약에 가입한 나라 사이에서 통관 서류와 관세 담보를 대신하는 증서이고, 국내에서는 대한상공회의소가 발급합니다. 쓸 수 있는 물품과 나라, 다시 가져와야 하는 기한은 관세청과 대한상공회의소 안내로 확인합니다. 나눠 줄 샘플처럼 돌아오지 않는 물품은 일시 수입이 아니므로 보통 수출 통관으로 따로 보냅니다.

참가비를 지원받을 수 있나요?

해외 전시회라면 KOTRA가 한국관(여러 기업이 함께 나가는 국가관) 참가와 개별 참가를 지원하는 사업을 공고합니다. 모집은 전시보다 한참 앞서 열립니다 — 예를 들어 2026년 1월 도쿄 오토모티브월드 한국관은 2025년 9월 3~26일에, 2026년 해외전시회 개별참가지원은 2025년 11월 21일~12월 5일에 무역투자24에서 신청을 받았습니다. 수출바우처로 해외전시회 개별 참가 비용을 정산하는 방법도 있는데, 같은 비용을 두 사업에서 받을 수는 없습니다. 조건은 수출바우처 신청 방법에 있습니다.

부스에는 몇 명이 있어야 하나요?

1부스라면 동시에 2명 — 상담하는 사람과 맞이하며 기록하는 사람 — 에 교대 1명을 더해 3명으로 잡습니다(가정한 값). 상담하는 사람이 기록까지 맡으면 다음 방문자를 놓치기 쉽습니다. 점심과 쉬는 시간은 근무표에 미리 넣고, 상담이 몰리는 시간은 첫날 기록을 보고 다음 날 조정합니다.

루프 영상은 가로와 세로 가운데 무엇으로 만드나요?

부스 모니터의 설치 방향을 먼저 확인합니다. 모니터를 전시회에서 빌린다면 부대시설 목록에서 크기와 방향을 고르고, 가로 · 세로를 모두 쓸 계획이면 가로 원본을 만든 뒤 제품이 가운데 오게 세로 편집본을 따로 냅니다. 파일은 모니터가 읽는 형식으로 USB 두 개에 나눠 담고, D-14에 같은 조건으로 미리 틀어 봅니다.

오늘 할 일

참가할 전시회의 참가업체 매뉴얼을 받아, 마감일이 적힌 항목 — 참가비 · 도면 · 부대시설 · 출입증 — 을 달력에 옮겨 적으십시오. 이 날짜들에서 거꾸로 세면 위 점검표의 D-날짜가 그대로 채워집니다.

전시회 이름과 부스 크기를 적어 문의로 보내 주십시오. 부스 그래픽 · 홍보물 · 루프 영상 제작 일정을 정리해 회신드립니다.

이어서 읽기 — 전시 부스 디자인, 6단계 순서와 의뢰서 양식 · 포토부스 대여, 견적 항목 8줄과 프레임 점검표