韓国での初回会議前に渡す5つの資料

韓国で一緒に働くチームとの初回会議が決まったら、会議の前に渡すものは5つです — 製品情報・ブランド素材・自国での販売記録・目標と予算の幅・決裁者と返信の決め方。3営業日前にひとつのフォルダで送っておけば、初回会議は説明ではなく決定から始まります。資料がないまま座ると、初回会議は質問を書き取る時間になり、その答えを集め直すのに2~3週間が乗ります。

初回会議の前に何を集めておきますか

5つです。新しく作る資料はほとんどありません — たいていは社内にすでにあり、部署ごとに散らばっているだけです。

2番は元ファイルでなければなりません。画面から取り込んだロゴや文書に貼り付けたロゴは、大きな画面と印刷で作り直しになります。ロゴは線データ(SVG・AI)、写真は縮小していない元データ(JPG・PNG)で入れ、色は画面用のRGBと印刷用のCMYKの値を並べて書きます。

自国での販売記録はどこまで書きますか

数字が大きくなくても構いません。ここで使われるのは大きさではなく形です — どの製品が・いくらで・どの場所で・何回目の購入で売れたか。

通貨は数字の横に必ず添えます(USD 29.00)。為替レートは書きません — 計算した日が違えば値が変わるので、ウォン換算は渡したあとに一緒にします。売れ行きの鈍い製品も一覧に残します。自国で反応が弱かった製品が、別の場所では違う動きをすることがあります。

言語が違うとき資料はどんな形で渡しますか

すべてを翻訳する必要はありません。翻訳が要るのは読んで判断する文であり、数字とファイルはそのまま渡します。

肝心なのは文字が焼き込まれていない元素材を一緒に送ることです。文言が入ったファイルしかないと、韓国語の文を載せるときに一から作り直しになります。字幕も画面に焼き込まず、SRT — 字幕を時刻と文で書いた別ファイル — で渡します。ファイル名は英小文字・数字・ハイフンだけで付けます。自国語の名前は別のOSで文字化けすることがあります。

初回会議で一緒に埋める空欄は何ですか

前もって埋めない欄があります。ひとりで決めると二度手間になる欄です。空けたまま、空欄だと書いて渡します。

認証の欄はとくに前もって断定しません。製品によって必要な書類が分かれます。渡すのは自国で受けた試験・認証書類の一覧と発行機関の名前までで、韓国で何が追加で要るかは所管機関の案内で確かめて、会議で一緒に書き込みます。

時差があるとき返信のルールはどう決めますか

時差は日程を1日ずつ削ります。午後に送った質問が相手の翌朝に読まれると、答えが来るのはその次の日です。ルールは4行です。

• 重なる時間をまず数えます — 双方の勤務時間が1日に何時間重なるか。会議はその区間に固定します
• 返信期限は「2日以内」ではなく「そちらの時間で木曜18時まで」のように、相手の時間帯の日付と時刻で書きます
• 質問はまとめて1日1回送ります。1つずつ送ると往復ごとに1日が乗ります
• 祝日の予定を先に交換します。韓国の祝日には旧暦に沿うものがあり、年ごとに日付が動きます

渡す前に社内で決めておくことは何ですか

外に出す前に中で終えておくことが3つあります。

1つめは目標1行です。「最初の12か月でA製品を月300個売る」のように、製品・数量・期間が入った一文で書きます。「認知度を上げる」では何から手を付けるかが分かれません。

2つめは予算の幅です。正確な金額ではなく上下の幅 — 「最初の6か月の合計でいくらからいくらまで」。幅がないと大きさのばらばらな案が何本も行き来し、その時間がそのまま日程から抜けます。

3つめは決裁者と承認の線です。最後に「はい」と言う人が誰か、どの項目が本社の承認なしに決まるか。承認が要る項目は一覧にして一緒に渡します — 価格の変更・ロゴの変形・新製品の追加のように。

今日やること

フォルダを1つ作り、空のファイル5つに名前だけ付けておいてください — 01-product・02-brand・03-sales・04-goal-budget・05-contacts。今日は3番だけ埋めます。直近12か月の販売数・価格・チャネル比率を1枚の表に移すのに40分あれば足ります。残りの4つは社内にすでにあるファイルを移し替える作業です。