Tư vấn chiến lược
5 nhóm tài liệu cho buổi họp đầu ở Hàn Quốc
Năm nhóm tài liệu cần chuẩn bị trước buổi họp đầu với đội ngũ ở Hàn Quốc: thông tin sản phẩm, tài sản thương hiệu, số liệu bán trong nước, mục tiêu và khoảng ngân sách, người quyết định.
Nếu buổi họp đầu tiên với đội ngũ ở Hàn Quốc đã có lịch, có năm nhóm tài liệu cần gửi trước — thông tin sản phẩm, tài sản thương hiệu, số liệu bán hàng trong nước, mục tiêu và khoảng ngân sách, người quyết định cùng quy tắc phản hồi. Gửi tất cả trong một thư mục trước 3 ngày làm việc thì buổi họp đầu bắt đầu bằng quyết định chứ không phải bằng giải thích. Không có tài liệu, buổi họp đầu trở thành lúc ghi lại câu hỏi, và việc thu thập câu trả lời cộng thêm 2-3 tuần.
Trước buổi họp đầu cần chuẩn bị những gì?
Năm nhóm. Gần như không có gì phải viết mới — phần lớn đã có sẵn trong công ty, chỉ nằm rải rác ở các bộ phận.
| Nhóm | Nội dung bên trong | Dạng |
| 1 Thông tin sản phẩm | Tên chính thức · mã hàng · kích thước · khối lượng · chất liệu · phụ kiện kèm theo · nước sản xuất | 1 bảng · mỗi sản phẩm 1 dòng |
| 2 Tài sản thương hiệu | File gốc logo · mã màu · tên phông chữ · ảnh sản phẩm · file video gốc | 1 thư mục |
| 3 Số liệu bán trong nước | 12 tháng gần nhất: sản lượng · giá · tỉ trọng kênh · tỉ lệ mua lại | 1 bảng |
| 4 Mục tiêu và khoảng ngân sách | Mục tiêu 12 tháng đầu 1 dòng · mức trên và mức dưới của ngân sách · thời điểm mong muốn | 1 trang |
| 5 Người quyết định và cách phản hồi | Tên · chức danh · múi giờ · hạn phản hồi · hạng mục cần trụ sở duyệt | 1 trang |
Nhóm 2 phải là file gốc. Logo chụp lại từ màn hình hoặc lấy ra từ tài liệu sẽ phải dựng lại cho màn hình lớn và cho bản in. Logo gửi dạng nét (SVG · AI), ảnh gửi bản gốc chưa thu nhỏ (JPG · PNG), và ghi mã RGB cho màn hình bên cạnh mã CMYK cho in ấn.
Số liệu bán hàng trong nước ghi đến đâu?
Con số không cần lớn. Thứ được dùng ở đây không phải quy mô mà là hình dạng — sản phẩm nào, ở mức giá nào, tại kênh nào, ở lần mua thứ mấy.
| Nội dung ghi | Định dạng | Việc được quyết cùng lúc |
| Sản lượng theo sản phẩm | 12 tháng gần nhất · số lượng theo tháng | Số lượng đặt hàng đợt đầu |
| Giá bán | Tiền tệ trong nước · giá niêm yết và giá thực bán | Điểm xuất phát khi tính giá |
| Tỉ trọng kênh | Website riêng · kênh sàn · cửa hàng (%) | Mở kênh nào trước |
| Tỉ lệ mua lại | Khách mua lại trong 12 tháng (%) | Chạy quảng cáo bao nhiêu tháng |
| Lý do trả hàng · hỏi đáp | 5 lý do nhiều nhất | Câu cần đưa lên đầu phần mô tả |
| Biến động mùa vụ | Tháng bán nhiều và tháng bán ít | Thời điểm khởi động |
Luôn ghi đơn vị tiền ngay cạnh con số (USD 29.00). Không ghi tỉ giá — ngày tính khác nhau thì giá trị khác nhau, nên việc quy đổi sang won làm cùng nhau sau khi bàn giao. Giữ cả những sản phẩm bán chậm trong danh sách. Sản phẩm phản ứng yếu ở trong nước đôi khi lại chuyển động khác ở nơi khác.
Khi khác ngôn ngữ thì bàn giao tài liệu ở dạng nào?
Không cần dịch hết. Thứ cần dịch là những câu phải đọc để ra quyết định; con số và file thì chuyển nguyên trạng.
| Tài liệu | Dạng bàn giao | Phạm vi dịch |
| Bảng thông tin sản phẩm | Giữ nguyên bảng | Chỉ tên cột, thêm tiếng Anh |
| Câu chữ ghi nhãn theo luật | Nguyên văn · không rút gọn | Không dịch |
| Giới thiệu · câu chuyện thương hiệu | Bản gốc và bản tiếng Anh đặt cạnh nhau | Dịch theo nghĩa |
| Số liệu bán hàng | Bảng số | Chỉ dòng tiêu đề |
| Hình ảnh · video | Cả bản gốc không chữ và bản hoàn thiện | — |
| Phụ đề video | File SRT riêng | Dưới dạng file |
Điểm mấu chốt là gửi kèm bản gốc chưa gắn chữ. Nếu chỉ có file đã in sẵn câu chữ thì khi đặt câu tiếng Hàn vào sẽ phải dựng lại từ đầu. Phụ đề cũng vậy — đừng ghép cứng vào hình, hãy gửi SRT, tệp riêng ghi từng câu phụ đề kèm mốc thời gian. Đặt tên file chỉ bằng chữ thường, chữ số và dấu gạch nối. Tên đặt bằng chữ viết của nước mình có thể lỗi trên hệ điều hành khác.
Ô trống nào sẽ điền cùng nhau tại buổi họp?
Có những ô cố ý để trống. Tự quyết một mình thì sẽ phải làm lại hai lần. Cứ để trống, nhưng ghi rõ đó là ô trống khi gửi.
| Ô trống | Chỉ gửi đến mức này | Nội dung chốt tại buổi họp |
| Giá bán tại Hàn Quốc | Giá trong nước và giá vốn | Khung giá và biên độ giảm giá |
| Kênh bán đầu tiên | 2-3 phương án | Mở kênh nào trước và theo thứ tự nào |
| Cách viết tên sản phẩm bằng tiếng Hàn | Nguyên ngữ và cách đọc | Tên gọi thực tế |
| Chứng nhận · ghi nhãn | Danh mục hồ sơ kiểm nghiệm trong nước | Hạng mục phải kiểm tra lại và nơi tra cứu |
| Thời điểm khởi động | Quý mong muốn | Ngày bắt đầu thực tế sau khi trừ thời gian chuẩn bị |
| Nơi để hàng tồn | Vị trí kho hiện tại | Có lưu kho tại chỗ hay không |
Riêng ô chứng nhận thì không kết luận trước. Hồ sơ cần có thay đổi theo từng sản phẩm. Thứ cần bàn giao là danh mục hồ sơ kiểm nghiệm · chứng nhận đã có trong nước và tên cơ quan cấp; còn Hàn Quốc yêu cầu thêm gì thì tra hướng dẫn của cơ quan quản lý và ghi vào cùng nhau tại buổi họp.
Khi lệch múi giờ thì đặt quy tắc phản hồi thế nào?
Lệch múi giờ ăn mất tiến độ từng ngày một. Câu hỏi gửi vào buổi chiều được đọc vào sáng hôm sau của phía kia, và câu trả lời đến vào ngày kế tiếp nữa. Bốn dòng quy tắc là đủ.
- Đếm phần giờ trùng nhau trước — giờ làm việc hai bên trùng nhau mấy tiếng mỗi ngày. Cố định lịch họp trong khoảng đó
- Hạn phản hồi không viết là "trong 2 ngày" mà viết "trước 18h thứ Năm giờ bên bạn" — ngày và giờ theo múi giờ của phía kia
- Gom câu hỏi và gửi mỗi ngày một lần. Gửi lẻ từng câu thì mỗi lượt qua lại mất thêm một ngày
- Trao đổi lịch nghỉ lễ trước. Một số ngày lễ ở Hàn Quốc theo âm lịch nên ngày tháng dịch chuyển theo từng năm
Trước khi gửi, nội bộ cần chốt những gì?
Có ba việc phải xong bên trong công ty trước khi gửi ra ngoài.
Thứ nhất, mục tiêu một dòng. Viết thành một câu có sản phẩm, số lượng và thời hạn — "bán 300 sản phẩm A mỗi tháng trong 12 tháng đầu". Câu "nâng nhận diện" không cho biết phải bắt đầu từ đâu.
Thứ hai, khoảng ngân sách. Không phải con số chính xác mà là mức trên và mức dưới — "tổng 6 tháng đầu từ bao nhiêu đến bao nhiêu". Không có khoảng, các phương án lớn nhỏ khác nhau sẽ đi qua đi lại, và thời gian đó trừ thẳng vào tiến độ.
Thứ ba, người quyết định và ranh giới phê duyệt. Ai là người nói "được" sau cùng, và hạng mục nào có thể chốt mà không cần trụ sở duyệt. Liệt kê các hạng mục cần duyệt thành danh sách và gửi kèm — đổi giá, biến thể logo, thêm sản phẩm mới.
Việc cần làm hôm nay
Tạo một thư mục và đặt vào đó năm tệp rỗng chỉ với tên — 01-product · 02-brand · 03-sales · 04-goal-budget · 05-contacts. Hôm nay chỉ điền số 3. Chuyển sản lượng, giá và tỉ trọng kênh của 12 tháng gần nhất vào một bảng mất 40 phút. Bốn tệp còn lại là việc chuyển các file đã có sẵn trong công ty.
