발주서 양식 엑셀, 납기·검수 칸과 예시 2개

발주서 양식은 품목 · 규격 · 수량 · 단가 · 납기 · 납품 장소 · 검수 조건 · 결제 조건이 한 장에 들어가면 완성됩니다. 여기에 받은 견적서 번호를 적어 두면, 나중에 단가나 사양을 다시 맞춰 볼 때 메일을 뒤질 일이 줄어듭니다. 아래에 칸 14개 표, 포장 박스와 인쇄물을 채운 발주 예시 2개, 엑셀로 합계 · 부가세 수식을 거는 순서, 견적서 · 발주서 · 거래명세서 차이표를 정리했습니다. 예시 금액과 날짜는 모두 예시로 가정한 값입니다.

발주서 양식에는 무엇을 적나요

칸은 세 덩어리입니다. 1~3번은 누가 언제 보냈는지, 4~9번은 무엇을 얼마에 몇 개, 10~14번은 언제 어디로 받아 어떻게 확인하고 치르는지입니다. 품목이 여러 개면 4~8번 칸을 줄마다 반복합니다.

5번 규격과 10번 납기는 공급처가 자재를 준비하고 생산 일정을 잡는 근거가 되는 칸입니다. 규격은 견적서에 적힌 표현을 그대로 옮기면 서로 같은 물건을 말하고 있는지 따로 확인할 필요가 없습니다. 첫 발주 수량을 어떻게 정하는지는 초기 재고 수량, 몇 개부터 시작하나 글에 계산식이 있습니다.

발주서 예시 — 포장 박스와 인쇄물은 어떻게 채우나요

같은 양식으로 두 건을 채웠습니다. 포장 박스는 규격과 납품 장소의 하차 조건이, 인쇄물은 교정쇄 — 인쇄 전에 색과 글자를 확인하는 견본 — 승인이 검수 조건의 중심입니다.

예시 1의 계산은 2,000개 × 350원 = 700,000원, 부가세 70,000원, 합계 770,000원입니다. 예시 2는 5,000부 × 90원 = 450,000원, 부가세 45,000원, 합계 495,000원입니다. 디자인 작업을 맡기는 의뢰는 물품 발주와 칸이 달라 디자인 의뢰서 양식을 따로 씁니다.

엑셀로 발주서는 어떻게 만드나요

7행에 열 제목을, 8행부터 17행까지 품목 줄 열 개를 두고, 열은 A 번호 · B 품목 · C 규격 · D 단위 · E 수량 · F 단가 · G 공급가액 · H 비고로 잡는 경우의 순서입니다.

1. 머리 칸 — 1~6행에 발주 번호 · 날짜 · 공급처 · 발주처를 적습니다. 발주 번호는 PO-날짜-차례 규칙으로 정하면 파일 이름과 메일 제목에도 그대로 씁니다.
2. 줄 공급가액 — G8 칸에 =E8*F8 을 넣고 G17까지 채웁니다.
3. 공급가액 합계 — G18 칸에 =SUM(G8:G17).
4. 부가세 — G19 칸에 =ROUNDDOWN(G18*0.1,0). ROUNDDOWN 함수는 자릿수를 0으로 두면 원 단위 아래를 버립니다. 반올림으로 맞추기로 했다면 ROUND 함수를 씁니다.
5. 합계 — G20 칸에 =G18+G19.
6. 조건 칸 — 22행 아래에 납기 · 납품 장소 · 검수 · 결제 · 비고를 한 줄씩 둡니다.
7. 저장 — 인쇄 영역을 A4 한 장으로 맞추고 PDF로 저장합니다. 파일 이름은 발주 번호와 같게 둡니다.

단가 칸 F에 "VAT 포함" 금액을 넣으면 부가세가 두 번 붙습니다. 견적서 금액이 포함인지 별도인지부터 확인하고, 단가 칸에는 늘 부가세를 뺀 금액을 넣습니다.

견적서 · 발주서 · 거래명세서는 무엇이 다른가요

네 문서는 거래의 순서를 따라갑니다. 견적서로 조건을 받고, 발주서로 주문을 정하고, 거래명세서로 납품을 맞춰 보고, 세금계산서로 세금 증빙을 남깁니다.

세금계산서는 부가가치세법 제32조에 따라 공급하는 사업자가 발급하는 문서이고, 견적서 · 발주서 · 거래명세서는 거래 당사자끼리 정한 양식을 씁니다. 거래 관계가 하도급거래 공정화에 관한 법률(하도급법)의 제조위탁에 해당하면 원사업자는 공급처가 작업을 시작하기 전에 대금과 지급 방법 등을 적고 양쪽이 서명한 서면을 발급해야 합니다(하도급법 제3조). 해당 여부는 양쪽의 회사 규모와 매출액으로 갈리므로 공정거래위원회 안내나 전문가에게 확인합니다.

납기 · 검수 조건은 어떻게 쓰나요

읽는 사람마다 다르게 이해할 수 있는 말을 숫자와 장소로 바꿉니다. 화살표 앞처럼 쓰면 확인 메일이 한 번 더 오가고, 화살표 뒤처럼 쓰면 발주서 한 장으로 끝납니다.

• 납기 — "빠른 납품 부탁드립니다" → "2026-11-10(화) 15시까지 (창고 주소) 도착". 출고 날짜인지 도착 날짜인지까지 적습니다.
• 나눠 받기 — "수량 맞춰 주세요" → "1차 1,000개 11-10 도착, 2차 1,000개 11-20 도착".
• 검수 — "확인 후 연락드리겠습니다" → "도착 후 3영업일 안에 수량 · 인쇄 상태 확인, 불량은 사진과 수량을 메일로 회신".
• 불량 처리 — "문제 있으면 교환" → "불량 수량만큼 다음 납품 때 재제작해 함께 보냄".
• 결제 — "협의" → "검수 완료 뒤 다음 달 10일 계좌 이체, 세금계산서 발행 확인 후".

보낼 때는 PDF와 엑셀 원본을 함께 붙이고, 메일 제목에 발주 번호를 넣습니다. 본문 끝에 "수량 · 납기 확인 후 회신 부탁드립니다" 한 줄을 두고, 회신 메일을 발주 번호 폴더에 같이 보관하면 납품 때 거래명세서와 바로 맞춰 볼 수 있습니다.

자주 묻는 질문

발주서 양식은 무료로 받아야 하나요, 직접 만들어도 되나요?

직접 만들어도 됩니다. 거래 당사자끼리 정한 양식을 쓰는 문서이므로, 위 14칸 표의 칸 이름을 엑셀 · 한글 · 워드 어느 프로그램에든 옮기면 그대로 발주서 양식이 됩니다. 받은 양식을 쓰더라도 납기 · 납품 장소 · 검수 · 결제 네 칸이 있는지 먼저 보고, 없으면 비고 칸 위에 줄을 더합니다.

부가세는 어떻게 계산하나요?

부가가치세법 제30조가 정한 세율은 10퍼센트이므로 공급가액 합계에 10%를 곱합니다. 원 단위 아래 끝수를 버릴지 반올림할지는 공급처가 발행하는 세금계산서와 같은 방식으로 맞춥니다. 견적서가 "VAT 별도"인지 "VAT 포함"인지 먼저 보고, 포함 금액이면 견적서의 공급가액 줄을 확인해 부가세를 뺀 금액을 단가 칸에 적습니다. 부가가치세가 면제되는 품목이면 부가세 칸을 비우고 견적서 표기를 따릅니다.

발주 뒤에 수량이나 납기가 바뀌면 어떻게 하나요?

처음 발주서를 고쳐 덮어쓰지 않고, 원래 번호 뒤에 -R1 · -R2 를 붙인 새 발주서를 보냅니다. 바뀐 칸은 색을 칠하거나 비고에 "수량 2,000 → 2,500"처럼 적고, 공급처에서 바뀐 내용으로 진행한다는 회신을 받아 둡니다. 이미 생산이나 인쇄가 시작된 뒤라면 바꿀 수 있는 범위부터 먼저 묻습니다.

발주서와 계약서가 둘 다 필요한가요?

같은 곳과 반복해서 거래한다면 기본 거래 조건 — 결제 주기 · 불량 처리 · 납품 방법 — 은 계약서로 한 번 정하고, 건마다 품목 · 수량 · 납기만 발주서로 보내는 방식으로 나눌 수 있습니다. 이때 발주서 비고 칸에 근거가 되는 계약서 이름과 날짜를 적고, 두 문서 내용이 다를 때 어느 쪽을 따를지는 계약서에 정해 둡니다. 문서의 효력이나 해석이 걸린 문제는 전문가에게 확인합니다.

오늘 할 일

다음 발주 건의 견적서를 열고, 14칸 가운데 10번 납기 · 11번 납품 장소 · 12번 검수 조건 · 13번 결제 조건 네 칸부터 채우십시오. 이 네 칸이 정해지면 나머지 칸은 견적서에서 옮겨 적기만 하면 됩니다.

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