개인정보 수집 이용 동의서, 문의 폼 작성 예시

개인정보 수집 이용 동의서는 폼에서 받는 정보의 수집 · 이용 목적, 항목, 보유 기간, 동의를 거부할 권리와 거부할 때의 불이익 네 가지를 알리고, 필수 · 선택 · 광고 수신 동의를 칸을 나눠 받는 문서입니다(개인정보 보호법 제15조 · 제22조). 2023년 9월 15일 시행된 개정으로 온라인 서비스에 따로 있던 필수 동의 규정이 없어지고 계약에 필요한 정보를 동의 없이 수집할 수 있는 폭이 넓어져, 답변에 꼭 필요한 항목은 안내로 처리하고 나머지만 동의로 받는 방식도 쓰입니다. 이 글의 문구는 예시 문안이고, 업종이나 받는 항목이 특수하면 전문가 확인을 거칩니다.

개인정보 수집 이용 동의서는 언제 필요한가요

폼마다 수집 근거를 먼저 정합니다. 개정법은 동의 외에 「계약을 이행하거나 계약을 체결하는 과정에서 정보주체의 요청에 따른 조치를 이행하기 위하여 필요한 경우」를 수집 근거로 두고, 예전의 「불가피하게」라는 조건을 뺐습니다(제15조 제1항 제4호). 여기서 정보주체는 폼에 자기 정보를 적는 사람입니다. 개인정보보호위원회 「개인정보 처리 통합 안내서」(2025년 7월)는 회원가입 요청에 따른 이름 · 연락처 수집, 민원 접수 · 처리를 위한 이름 · 연락처 수집을 그 예로 듭니다.

건강 정보 같은 민감정보와 주민등록번호 · 여권번호 같은 고유식별정보는 계약을 근거로 처리할 수 없어, 문의 폼에서는 받지 않는 쪽으로 설계합니다. 계약 체결 과정의 요청으로 받은 정보는 계약이 맺어지지 않으면 곧바로 파기하는 것이 원칙이라, 답변 뒤에도 보관하려면 그 기간을 동의로 받습니다(통합 안내서). 근거는 해석이 갈릴 수 있으므로 전문가 확인 때 폼별로 묻습니다.

동의서에는 무엇을 알려야 하나요

네 가지입니다(제15조 제2항). 인테리어 회사의 견적 문의 폼을 가정해 채운 예시 문안입니다.

이 가운데 보유 기간, 홍보 목적으로 연락할 수 있다는 사실, 민감정보 · 여권번호 등, 제3자에게 제공할 때 제공받는 자와 그 목적은 「중요한 내용」이라 글씨 크기 · 색 · 굵기 · 밑줄로 눈에 띄게 표시합니다(시행령 제17조 제3항, 개인정보 처리 방법에 관한 고시 제4조). 예전 고시의 「9포인트 이상」 규정은 빠졌지만, 글씨를 일부러 작게 해서는 안 된다는 것이 위원회 설명입니다. 문의를 지점이나 협력 업체에 넘겨 답하게 한다면 제3자 제공이라, 제공받는 자 · 목적 · 항목 · 보유 기간 · 거부 권리를 따로 알리고 동의를 받습니다(제17조 제2항).

필수 · 선택 · 광고 수신 동의는 어떻게 나누나요

동의 사항은 칸을 나눠 각각 받습니다(제22조 제1항). 선택 항목과 홍보 · 판매 권유 목적의 동의는 거부했다는 이유로 문의 접수나 서비스를 거절할 수 없습니다(같은 조 제5항). 광고를 보내려면 보통 두 가지를 받습니다 — 개인정보 보호법의 홍보 · 판매 권유 목적 이용 동의와 정보통신망법의 광고성 정보 수신 동의이고, 한국인터넷진흥원(KISA) 안내서는 두 동의를 별개로 받으라고 설명합니다.

④의 칸 이름에는 「광고성 정보」가 드러나야 합니다. 안내서는 「마케팅 동의」 「혜택 알림 동의」처럼 광고인지 알기 어려운 이름으로 받은 동의를 명시적 동의로 보지 않습니다. ③에는 홍보 · 판매 권유 연락에 쓴다는 사실을 눈에 띄게 적습니다. 칸은 모두 비운 채로 시작합니다 — 개인정보보호위원회는 「동의함」 칸이 기본값으로 체크되지 않게 하라고 하고, KISA는 미리 체크된 칸으로 받은 광고 수신 동의를 명시적 동의로 보지 않습니다.

폼 화면에는 어떻게 배치하나요

1. 입력 칸 — 답변에 필요한 칸만 필수로 두고, 나머지는 「(선택)」을 붙입니다.
2. 안내 박스 — 네 가지를 서너 줄로 체크 칸 바로 위에 펼쳐 둡니다. 대법원은 알릴 사항을 화면 맨 아래 스크롤 속에 두고 확인 버튼만 누르게 한 방식을 적법한 동의로 보지 않았습니다(2014두2638).
3. 체크 칸 — 위 표의 ①~④를 따로, 모두 비운 상태로 둡니다. 전체 동의 버튼을 두더라도 칸마다 고를 수 있게 합니다.
4. 제출 버튼 — 필수 칸이 비었을 때만 막고, 선택 칸이 비었다고 막지 않습니다.
5. 전송 구간 — 개인정보를 인터넷으로 주고받을 때는 암호화해야 하므로(개인정보의 안전성 확보조치 기준 제7조), 폼이 있는 주소는 HTTPS로 엽니다. 적용 순서는 SSL 인증서, HTTPS 적용과 갱신을 놓치지 않는 법에 있습니다.

만 14세 미만이 쓸 수 있는 폼 — 학원 상담 신청처럼 — 이라면 법정대리인의 동의를 받고 그 동의를 확인합니다(제22조의2). 폼을 광고용 페이지에 둘지 홈페이지 문의 화면에 둘지는 랜딩페이지와 홈페이지 차이, 어느 쪽 먼저를 참고합니다.

개인정보 처리방침과는 어떻게 나누나요

동의서는 그 폼에서 무엇을 왜 받는지 그 자리에서 알리는 글이고, 개인정보 처리방침은 회사 전체의 처리 기준을 홈페이지에 계속 공개하는 문서입니다(제30조, 시행령 제31조). 동의 없이 계약 등을 근거로 처리하는 항목은 근거와 함께 동의 항목과 구분해 처리방침에 공개하고, 그 입증은 회사가 합니다(제22조 제3항). 처리방침과 계약 내용이 다르면 정보주체에게 유리한 쪽이 적용되므로(제30조 제3항) 동의서와 처리방침의 보유 기간은 같은 숫자로 맞춥니다. 처리방침 초안은 개인정보보호위원회 「개인정보 처리방침 작성지침」(2025년 4월)과 개인정보 포털의 처리방침 만들기 화면으로 시작할 수 있습니다.

받은 동의는 어떻게 기록하고 파기하나요

• 제출 기록 — 제출 일시, 체크한 칸, 그때 보여 준 동의 문안의 버전을 문의 기록과 함께 저장합니다. 문안을 고치면 버전 번호를 올립니다.
• 광고 수신 동의 처리 알림 — 광고성 정보 수신에 동의하면 14일 안에 보내는 곳 이름 · 동의 사실과 날짜 · 처리 결과를 알립니다. 제출 직후 완료 화면에 띄우는 방식도 됩니다(정보통신망법 시행령 제62조의2, KISA 안내서).
• 2년 확인 — 광고 수신 동의일부터 2년이 되기 전에 동의 여부를 확인하는 안내를 보냅니다.
• 파기 — 보유 기간이 끝나거나 목적을 이룬 정보는 지체 없이 복구할 수 없게 지우고, 다른 법령에 따라 보존할 정보는 분리해 둡니다(제21조). 예를 들어 매달 1일 보유 기간이 지난 문의를 골라 지우고 지운 건수를 적어 둡니다(예시로 가정한 주기).

자주 묻는 질문

이름과 연락처만 받는 간단한 문의 폼도 동의서가 필요한가요?

2023년 개정 뒤에는 문의 답변처럼 계약 체결 과정의 요청에 따른 조치에 필요한 정보라면, 네 가지를 안내하고 동의 없이 처리하는 방식도 가능하다는 것이 개인정보보호위원회 통합 안내서의 설명입니다. 다만 답변 뒤에도 일정 기간 보관하거나 홍보 연락에 쓰려면 그 부분은 동의를 받습니다. 폼의 쓰임에 따라 판단이 갈릴 수 있어, 새로 만드는 폼이라면 전문가 확인을 거칩니다.

광고 수신 동의를 필수로 걸어도 되나요?

안 됩니다. 홍보 · 판매 권유 목적의 동의나 선택 항목에 동의하지 않았다는 이유로 재화나 서비스 제공을 거부할 수 없습니다(개인정보 보호법 제22조 제5항). 통합 안내서는 광고 수신에 동의한 사람에게만 포인트 같은 부가 혜택을 주는 것은 이와 다르다고 설명합니다.

동의 칸을 미리 체크해 두면 안 되나요?

안 됩니다. 통합 안내서는 홈페이지에서 동의를 받을 때 「동의함」 칸이 기본값으로 설정되지 않게 하라고 하고, KISA 안내서도 기본값으로 체크된 칸으로는 광고 수신의 명시적 동의를 받은 것으로 보지 않습니다. 모든 칸을 비운 채로 두고 이용자가 직접 체크하게 합니다.

예전에 받아 둔 필수 동의는 어떻게 고치나요?

통합 안내서는 계약 이행에 필요한 항목을 필수 동의로 받아 왔다면 그 항목을 동의 내용에서 빼고, 처리방침에 동의받는 항목과 구분해 공개하도록 안내합니다. 오랜 관행을 고려해 그 항목을 정보주체에게 고지 · 안내하는 방식도 고려할 수 있다고 덧붙입니다. 폼을 고치는 날 동의서 · 처리방침 · 저장 기록의 문안 버전을 함께 바꿉니다.

오늘 할 일

홈페이지의 폼을 하나씩 열어 「받는 항목 · 답변에 꼭 필요한가 · 보관 기간」 세 칸 표를 만드십시오. 꼭 필요하지 않다고 표시한 항목은 「(선택)」으로 돌리거나 지우고, 보관 기간 칸의 숫자를 동의서와 처리방침에 같은 값으로 옮기면 동의서 초안이 됩니다.

이어서 읽기 — 개인정보처리방침, 항목 17가지와 작성 순서