재고관리 프로그램, 엑셀에서 넘어갈 때 정할 것

재고관리 프로그램은 창고나 판매 채널이 둘 이상으로 늘어, 엑셀의 숫자와 실제 재고가 매주 어긋나기 시작할 때 들입니다. 창고 하나 · 채널 하나 · 품목 수십 개라면 엑셀로도 버틸 만합니다. 넘어가기로 했다면 프로그램을 고르기 전에 세 가지를 먼저 정합니다 — 품목 코드 규칙 · 재고를 세는 단위 · 입출고를 누가 언제 적는지. 이 세 줄은 기성 프로그램을 쓰든 새로 만들든 똑같이 필요하고, 옮기는 순서도 같습니다.

재고관리 프로그램은 언제 필요한가요

창고나 판매 채널이 둘 이상이면 그것만으로 옮길 때입니다. 본사 창고 · 외부 물류 창고 · 매장 재고를 시트마다 따로 적으면 합계를 사람이 맞추게 되고, 자사몰에서 팔린 수량이 오픈마켓 재고에 늦게 반영되면 창고에 없는 물건의 주문이 들어옵니다.

나머지 세 가지는 하나씩 더해질 때마다 손으로 맞추는 일이 늘어납니다.

• 실사 차이가 매주 난다 — 실사(물건을 직접 세는 일)를 주 1회 해도 파일과 수량이 계속 다르고, 어느 기록에서 차이가 났는지 찾을 수 없습니다
• 유통기한이나 생산 묶음(로트)을 따로 봐야 한다 — 식품 · 화장품처럼 만료가 가까운 것부터 내보내야 하는 상품입니다
• 세트 상품이 있다 — 세트 하나가 팔리면 구성품 재고가 각각 줄어야 합니다

용어 몇 가지를 맞춰 둡니다. 입고는 들어온 물건을 재고에 더하는 기록, 출고는 나간 물건을 빼는 기록, 재고 조정은 실사에서 찾은 차이를 사유와 함께 맞추는 기록입니다. 판매 가능 수량은 창고에 있는 수량에서 주문은 받았지만 아직 나가지 않은 수량을 뺀 것이고, 품목 코드(SKU)는 색 · 크기 같은 옵션까지 나눠 붙인 관리 번호입니다. 재고관리 시스템은 모든 기록을 이 번호 하나로 잇습니다.

엑셀·기성 프로그램·맞춤 개발은 어디까지 되나요

재고 기능 다섯 줄과 드는 것 한 줄로 비교합니다. 기성 프로그램은 이미 만들어진 제품을 이용료를 내고 쓰는 것, 맞춤 개발은 회사의 업무 순서에 맞춰 새로 만드는 것입니다. 기성 칸은 시험 사용 기간에 확인할 내용입니다.

시험은 우리 상품 하나로 표의 다섯 줄을 모두 해 보고, 막힌 줄을 비교표의 빈칸으로 남깁니다.

막힌 줄이 업무의 중심이라면 맞춤 쪽으로 기웁니다. 기성과 맞춤을 가르는 일반 기준은 프로그램 직접 만들기와 구매해 쓰기를 고르는 기준에 있습니다. 맞춤으로 만들 때도 위 다섯 줄을 그대로 적어 보내면 재고 관리 프로그램 개발 범위를 같은 기준으로 셀 수 있습니다. 주문한 고객의 기록까지 한 프로그램에 모을지는 고객관리 프로그램(CRM)에 기록할 칸을 정한 뒤 함께 정합니다.

엑셀에서 옮기는 순서는 어떻게 되나요

여섯 단계입니다. 앞의 세 단계는 종이와 엑셀에서 정하는 일이고, 실사한 숫자를 넣는 넷째 단계부터 프로그램을 씁니다. 중복 · 빈칸 · 표기를 정리하는 법과 병행 기간을 끊는 법은 데이터 이전 준비에 있고, 아래는 재고에만 있는 단계입니다.

1. 품목 코드 정리 — 옵션까지 한 줄에 한 코드를 붙입니다. 예를 들어 브랜드 2자 · 분류 2자 · 일련번호 3자 · 옵션 순으로 AB-TS-001-BK처럼 정합니다. 판매용 바코드가 이미 있는 상품은 그 번호를 옆 칸에 적습니다.
2. 단위 통일 — 낱개 · 박스 · 세트 중 기준 단위를 하나로 정하고, 예를 들어 1박스 = 24개처럼 환산표를 한 장 만듭니다. 입고는 박스로, 판매는 낱개로 적던 파일이 가장 자주 어긋납니다.
3. 입출고 규칙 — 입고는 검수가 끝난 뒤 누가 적는지, 출고는 송장을 뽑을 때인지 포장을 마칠 때인지, 반품과 불량은 어느 칸으로 보내는지 한 줄씩 정합니다.
4. 기초 재고 실사 — 병행을 시작하기 전날 출고를 마감한 뒤 창고별로 전 품목을 셉니다. 파일의 숫자가 아니라 이 실사 숫자가 프로그램의 시작값입니다.
5. 2주 병행 운영 — 엑셀과 프로그램에 같이 적고, 매일 같은 시각에 품목 다섯 개를 골라 두 숫자를 맞춰 봅니다. 차이가 나면 원인을 한 줄로 남깁니다.
6. 전환 — 날짜를 하루로 정해 그날부터 프로그램에만 적습니다.

병행 기간에 모인 차이 원인 목록이 곧 셋째 단계 규칙에서 빠진 줄입니다. 예를 들어 반품을 받고 입고를 적지 않은 줄, 세트를 풀어 낱개로 팔고 기록을 남기지 않은 줄이 나오면 전환 전에 규칙에 더합니다.

꼭 필요한 기능은 무엇인가요

기능 이름보다 그 기능이 없을 때 벌어지는 일로 봅니다. 아래 여섯 줄이 재고 숫자를 믿고 쓸 수 있게 만드는 기본 구성입니다.

처음부터 여섯 줄이 다 필요하지는 않습니다. 판매 채널이 하나뿐인 동안은 입고 · 출고 · 재고 조정 · 이력 네 줄로 시작하고, 채널이 늘 때 연동을 붙입니다. 이동 중 · 통관 대기처럼 아직 팔 수 없는 해외 재고는 창고와 같은 단위로 등록하고, 이름은 해외 주문 관리표의 상태 다섯 가지를 그대로 씁니다.

바코드 재고관리는 입고와 출고 두 줄의 입력 실수를 줄이는 장치입니다. 품목 코드가 정리돼 있지 않으면 스캐너를 들여도 같은 상품이 두 코드로 찍히므로 코드 정리가 먼저입니다. 유통 매장에 납품할 상품의 바코드(유통표준코드)는 대한상공회의소 유통물류진흥원(GS1 Korea)에 회원으로 가입한 뒤 코리안넷에서 상품 정보를 넣어 만들고(2026년 9월 기준), 창고 안에서만 쓰는 바코드는 사내 코드를 그대로 찍어도 됩니다.

자주 묻는 질문

무료 프로그램으로 충분한가요

품목과 주문이 적은 동안은 무료 판이나 재고관리 엑셀 양식으로 시작해도 됩니다. 고를 때는 품목 수 · 창고 수 · 월 주문 건수 · 사용자 수 가운데 어디에 제한이 걸리는지 봅니다. 가장 먼저 닿는 제한이 유료 판이나 맞춤 개발로 넘어갈 시점입니다. 엑셀로 버티는 동안 채널별 주문 파일을 합치는 일은 엑셀 자동화 방법의 파워 쿼리로 줄일 수 있습니다.

안전재고는 무엇이고 프로그램에서 어떻게 거나요

안전재고는 판매가 예상보다 빠르거나 입고가 늦어질 때를 대비해 늘 남겨 두는 수량입니다. 프로그램 알림에는 안전재고만 넣지 않고, 재주문 기간 동안 팔릴 수량에 안전재고를 더한 재주문 기준선을 넣습니다. 안전재고 아래로 떨어진 뒤에 발주하면 새 물건이 오는 동안 그 여유분까지 팔려 나가기 때문입니다.

프로그램에 따라 칸 이름이 '안전재고' 하나뿐이면 그 칸에 기준선 숫자를 넣고, 알림을 받을 사람과 확인할 시각도 함께 정합니다. 안전재고 계산과 기준선 식은 초기 재고 수량 계산법의 재주문 기준선에 있습니다.

쇼핑몰 주문과 자동으로 맞출 수 있나요

맞출 수 있습니다. 판매 채널이 주문 조회와 재고 수정용 연결 창구(API)를 열어 두었으면, 주문이 들어올 때 재고를 빼고 남은 수량을 다시 채널로 보내 품절 표시까지 맞춥니다. 확인은 후보 프로그램의 연동 채널 목록에 쓰는 채널이 있는지부터 하고, 목록에 없는 채널은 판매자 고객센터에 '외부 프로그램으로 주문 조회와 재고 수정이 되는지'를 묻습니다.

연결 창구가 없는 채널은 예를 들어 오전 · 오후 두 번 주문 파일을 올려 차감하는 방식으로 붙입니다. 주문을 가져오는 간격 사이에 같은 상품이 두 채널에서 팔릴 수 있으니, 채널별로 1~2개를 남겨 두고 품절 처리하는 규칙도 함께 둡니다.

오늘 할 일

품목 코드가 없는 상품 하나를 골라 코드 규칙 한 줄을 정하십시오. 브랜드 · 분류 · 일련번호 · 옵션 네 칸의 순서와 각 칸의 글자 수만 정하면 됩니다. 그 상품의 옵션 전부에 코드를 붙여 보고 헷갈리는 자리가 없으면, 같은 규칙을 나머지 상품에 이어 붙입니다. 20분이면 됩니다.

품목 수 · 창고 수 · 판매 채널을 적어 문의로 보내 주시면, 기성 프로그램과 맞춤 개발 중 맞는 쪽과 기능 범위를 정리해 회신드립니다.

이어서 읽기 — 엑셀 표 만들기, 업무 관리표 양식 5개·단축키