해외 주문 관리표, 무엇을 적어 두나

해외 주문이 하루 한두 건씩 들어오기 시작하면 그때부터 기록을 남깁니다. 필요한 것은 프로그램이 아니라 표 3장입니다 — 주문 · 재고 · 배송. 스프레드시트 한 파일에 시트 3장을 만들고 세 장을 주문번호 하나로 잇습니다. 한 번 만들어 두면 이후 관리는 주문 1건당 1분과 월요일 15분으로 끝납니다.

표는 언제 만드나요

첫 주문이 들어오기 전에 만드는 쪽이 훨씬 쉽습니다. 빈 표에 첫 줄을 적는 일과, 이미 쌓인 30건을 메일함에서 거꾸로 찾아 옮기는 일은 걸리는 시간이 다릅니다.

주문이 이미 쌓였다면 기준을 정해 끊습니다. 오늘부터 들어오는 주문은 전부 표에 적고, 지난 주문은 배송이 끝난 것만 배송 기록에 한 줄씩 남깁니다. 과거를 전부 복원하려다 표 만들기 자체가 미뤄지는 경우가 많습니다.

표로 버틸 수 있는 구간도 알아 둡니다. 한 줄 적는 데 1분이므로 하루 주문이 30건을 넘으면 옮겨 적는 일만 30분이 됩니다. 그때가 자동으로 받아 오는 도구로 넘어갈 시점입니다.

주문 기록표에는 어떤 칸이 들어가나요

한 주문이 한 줄입니다. 칸은 10개면 충분합니다. 더 늘리면 채우지 않게 되고, 비어 있는 칸이 많아지면 표 전체를 믿지 못하게 됩니다.

칸	적는 내용	정해 두는 규칙
주문번호	채널이 준 번호를 그대로	고쳐 쓰지 않습니다
주문일	날짜	한국 시각 하나로 통일
채널	자체몰 · 플랫폼 이름	이름을 한 가지로 고정
배송 국가	두 글자 국가 코드	US · JP 처럼
제품 · 수량	품번과 개수	품번은 사내 표기 그대로
결제 통화 · 금액	받은 통화 그대로	환산하지 않고 원문 유지
원화 환산액	정산이 끝난 뒤 채움	비어 있어도 정상
배송 방식	우편 · 특송 · 현지 출고	세 가지 중 하나
상태	접수 · 출고 · 배송중 · 완료 · 반품	다섯 단어만 씁니다
비고	문의 · 교환 등 한 줄	두 줄 넘으면 따로 적음

상태 칸에 쓰는 단어를 다섯 개로 못 박는 것이 핵심입니다. '배송중'과 '발송함'을 섞어 쓰기 시작하면 나중에 세는 일이 손 작업이 됩니다. 품번 — 제품 하나하나에 붙인 사내 관리 번호입니다 — 도 표기를 한 가지로만 씁니다.

배송 방식도 세 단어로 고정합니다. 우편은 각 나라 우체국을 거쳐 가는 방식, 특송은 민간 배송사가 문 앞까지 가져다주는 방식, 현지 출고는 현지 창고에 미리 보내 둔 물건을 그 나라 안에서 부치는 방식입니다. 세 단어만 쓰면 방식별로 걸린 일수를 나란히 볼 수 있습니다.

재고는 어떤 단위로 세나요

해외 판매를 시작하면 재고가 한 곳에 있지 않습니다. 국내 창고 · 이동 중 · 현지 보관으로 흩어지고, 이 중 지금 팔 수 있는 수량은 일부입니다. 그래서 재고표는 '몇 개 있나'가 아니라 '지금 팔 수 있는 게 몇 개인가'를 답하도록 만듭니다.

상태	뜻	지금 팔 수 있나
국내 보관	국내 창고에 있는 수량	가능 · 배송 기간이 김
이동 중	현지로 가는 중	불가
통관 대기	현지 세관에 있음	불가
현지 보관	현지 창고 입고 완료	가능 · 배송이 빠름
반품 도착	돌아왔고 상태 확인 전	확인 뒤 판단

판매 가능 수량은 이렇게 셉니다 — 국내 보관 + 현지 보관 − 주문표에서 상태가 '접수'인 줄의 수량 합계. 마지막 항이 이미 결제됐지만 아직 안 나간 몫입니다. 이 한 줄을 재고 시트 맨 위에 계산식으로 걸어 두면 됩니다.

배송 기록은 무엇을 남기나요

배송표는 다음 주문의 안내 문구를 만드는 자료입니다. 도착까지 며칠 걸렸는지가 쌓여야 상세페이지에 적을 기간이 나옵니다.

칸	적는 것	쓰이는 곳
주문번호	주문표와 같은 번호	세 표를 잇는 열쇠
발송일	손을 떠난 날	기간 계산의 시작점
운송장 번호	조회 번호 그대로	문의 답변
통관 시작일 · 완료일	두 칸으로 나눔	어디서 시간이 갔는지 보임
도착일	고객이 받은 날	기간 계산의 끝점
걸린 일수	도착일 − 발송일	안내 문구의 근거
추가로 든 금액	실제로 낸 관세 · 보관료	실제로 나간 금액 확인

통관을 두 칸으로 나누는 이유가 있습니다. 도착이 늦었을 때 배송 방식을 바꿀 일인지 서류를 미리 갖춰 둘 일인지가 이 두 칸 차이로 갈립니다.

표 3장을 어떻게 잇나요

주문번호 하나로 잇습니다. 재고표에도 출고할 때 주문번호를 적고, 배송표 첫 칸에도 같은 번호를 씁니다. 번호가 같으면 스프레드시트의 찾아오기 함수 — 표 계산 도구의 VLOOKUP · XLOOKUP — 로 세 표가 한 화면에 붙습니다.

번호를 새로 만들어 붙이지 않는 것이 중요합니다. 채널이 주는 번호를 그대로 쓰면 고객이 보내온 번호로 바로 찾을 수 있습니다. 채널이 여럿이면 앞에 두세 글자만 붙입니다 — 예를 들어 자체몰은 OWN-, 플랫폼은 그 플랫폼 약자입니다.

파일은 하나만 둡니다. 담당자마다 사본을 만들면 어느 것이 최신인지 알 수 없게 됩니다. 공유 문서로 한 개를 두고 적을 사람에게만 편집 권한을 줍니다. 월말에 사본을 한 번 따로 저장해 두면 잘못 지운 줄도 되살릴 수 있습니다.

매주 몇 분을 쓰나요

관리 시간은 두 덩어리입니다 — 주문이 들어올 때마다 1건당 1분, 그리고 월요일에 15분. 월요일 15분은 세 가지로 나눠 씁니다.

시점	하는 일	걸리는 시간
주문이 들어올 때	주문표에 한 줄 추가	1건당 1분
월요일	도착한 건의 도착일 · 걸린 일수 채우기	5분
월요일	팔 수 있는 수량 다시 계산	5분
월요일	오래 걸리는 건만 따로 모아 보기	5분
매월 1일	국가별 주문 수 · 평균 도착 일수 한 줄로	15분

세 번째 줄의 기준은 국가별 평균 도착 일수의 두 배입니다. 평균이 아직 없는 첫 달에는 발송 20일이 지난 건으로 시작합니다 — 예시로 잡은 값이고, 한 달 뒤에는 자기 숫자로 바꿉니다.

매월 1일 15분에서 나오는 것이 다음 달 판단 재료입니다. 국가별 평균 도착 일수가 쌓이면 어느 나라에서 배송 방식을 바꿔야 하는지가 표 위에서 보입니다.

오늘 할 일

스프레드시트를 하나 만들고 시트 3장에 주문 · 재고 · 배송이라고 이름을 붙이십시오. 주문 시트 첫 줄에 위의 10칸 제목을 그대로 적고, 가장 최근 주문 3건을 옮겨 적습니다. 3건을 옮기는 동안 어느 칸이 비는지가 바로 보입니다. 30분이면 끝납니다.