데이터 이전 준비, 옮기기 전 정리하는 순서

자료를 새 시스템으로 옮길 때 시간을 잡아먹는 것은 옮기는 작업이 아니라 옮기기 전 정리입니다. 무엇을 · 언제부터 · 어떤 모양으로 옮길지 세 줄을 먼저 정해 두면 이전 작업 자체는 하루 이틀에 끝납니다. 반대로 이 세 줄이 없으면 옮긴 뒤에 숫자가 맞지 않아 처음부터 다시 하게 됩니다.

데이터 이전 — 지금 쓰는 곳에 쌓인 자료를 새 시스템으로 옮겨 넣는 작업입니다. 아래에서는 자료라고 적었습니다.

먼저 정하는 세 줄은 무엇인가요

대상 · 기간 · 모양입니다. 이 세 줄이 이전 작업의 크기를 거의 정합니다.

줄	정하는 것	정하는 기준
대상	어떤 자료를 옮기나	새 시스템의 화면에서 실제로 쓰이는 자료만
기간	언제부터의 자료를 옮기나	최근 2년처럼 끊고 그 이전은 파일로 보관
모양	어떤 항목과 형식으로 넣나	새 시스템의 입력 칸 이름에 맞춥니다

기간을 끊는 것을 아까워하지 않아도 됩니다. 지난 자료는 옮기지 않아도 파일로 남겨 두면 찾아볼 수 있습니다. 전부 옮기려 들면 정리할 양이 몇 배가 되고, 정작 매일 보는 최근 자료의 확인이 뒤로 밀립니다.

지금 가진 자료는 어떻게 훑나요

흩어져 있는 자료를 한 표에 모읍니다. 다섯 칸이면 충분합니다.

칸	적는 것
이름	「거래처 목록」처럼 회사에서 부르는 이름
있는 곳	엑셀 파일 · 지금 쓰는 프로그램 · 메일함 · 종이
건수	대략 몇 건인지
마지막 갱신	가장 최근에 손댄 날
아는 사람	이 자료를 가장 잘 아는 담당자 이름

마지막 칸이 실무에서 가장 크게 작용합니다. 항목 이름이 무슨 뜻인지, 빈칸이 왜 비어 있는지는 그 자료를 쓰던 사람만 압니다. 이전 일정을 잡을 때 이 사람들의 시간을 반나절씩 미리 잡아 둡니다.

훑다 보면 같은 자료가 여러 곳에 있는 경우가 나옵니다. 이럴 때는 어느 쪽을 기준으로 삼을지 그 자리에서 정하고 표에 적어 둡니다. 대개 마지막 갱신이 최근이고 실제 업무에 쓰이는 쪽이 기준이 됩니다.

옮기기 전에 무엇을 정리하나요

여섯 가지를 봅니다. 이 정리를 옮긴 뒤에 하면 두 곳을 동시에 고쳐야 해서 일이 배가 됩니다.

볼 것	어떤 모습인가	어떻게 정리하나
중복	같은 거래처가 두 줄로 들어가 있음	남길 줄을 정하고 나머지는 표시해 둡니다
빈칸	꼭 있어야 할 항목이 비어 있음	채울지 「미상」으로 넣을지 정합니다
표기 흔들림	「(주)한빛」과 「주식회사 한빛」이 섞임	하나로 통일할 규칙을 한 줄로 적습니다
날짜 형식	2024.3.5 와 24/03/05 가 섞임	한 가지 형식으로 맞춥니다
단위	금액에 원과 천원이 섞임	원 단위로 통일합니다
안 쓸 자료	시험용 · 오래된 임시 자료	옮기지 않을 것으로 따로 뺍니다

정리는 새 시스템이 아니라 지금 쓰는 파일에서 합니다. 시작 전에 원본 사본을 하나 떠 두고 그 사본에서 손을 대면 언제든 처음 상태로 돌아갈 수 있습니다.

여섯 줄 가운데 표기 흔들림이 가장 오래 걸립니다. 중복과 빈칸은 정렬만 해도 눈에 띄지만 표기는 사람이 하나하나 읽어야 잡힙니다. 이 줄만 따로 반나절을 잡아 두고, 통일할 규칙을 먼저 한 줄로 정한 다음 한 번에 훑는 편이 빠릅니다.

시험 이전은 어떻게 해 보나요

전체를 한 번에 넣지 않습니다. 100건만 먼저 넣어 보고 세 가지 숫자를 맞춰 봅니다.

• 건수 — 넣은 건수와 들어간 건수가 같은지
• 합계 — 금액 · 수량처럼 더할 수 있는 항목의 총합이 같은지
• 표본 — 무작위로 고른 10건을 새 화면에서 눈으로 대조합니다

세 숫자가 맞으면 전체를 넣습니다. 어긋나면 어긋난 항목 하나만 찾으면 되기 때문에 100건에서 잡는 편이 3만 건에서 잡는 것보다 훨씬 빠릅니다. 시험 이전은 같은 방식으로 두세 번 반복해도 됩니다.

표본 10건은 아무 데서나 고르지 않습니다. 가장 오래된 것 · 가장 최근 것 · 금액이 가장 큰 것 · 빈칸이 많은 것 · 이름이 길거나 특수한 기호가 든 것을 일부러 넣습니다. 문제가 생기는 자리는 대개 이런 줄입니다.

이전 작업은 언제 하나요

자료가 더 이상 들어오지 않는 시간에 합니다. 그래서 날짜보다 시간대를 먼저 정합니다.

• 업무가 멈추는 시간을 고릅니다 — 금요일 저녁부터 일요일까지가 흔한 선택입니다
• 멈추는 시간을 미리 알립니다 — 언제부터 언제까지 입력이 안 되는지 시각까지 적어 공지합니다
• 되돌릴 시각을 정해 둡니다 — 예를 들어 일요일 18시까지 끝나지 않으면 원래대로 두고 다음 주에 다시 합니다
• 여는 날 아침에 담당자 두세 명이 각자 쓰는 화면을 30분씩 봅니다

세 번째 줄이 가장 마음이 놓이는 항목입니다. 되돌릴 시각을 정해 두면 밤새 붙잡고 있다가 월요일 아침을 맞는 일이 없습니다. 옛 시스템을 그대로 두고 다음 주에 다시 하면 되기 때문에 한 번 미뤄도 잃는 것이 거의 없습니다.

옮긴 뒤 옛 자료는 어떻게 두나요

지우지 않습니다. 읽기만 되는 상태로 정해진 기간 동안 남겨 둡니다.

• 지금 쓰던 프로그램은 최소 3개월 동안 조회만 되는 상태로 둡니다
• 이전 시점의 원본 파일을 한 벌 떠서 회사 저장소에 날짜를 붙여 보관합니다
• 새 시스템에만 입력하기 시작하는 날짜를 하루로 정해 공지합니다
• 두 곳에 같이 입력하는 기간은 길어도 2주 안으로 끊습니다

두 곳에 같이 입력하는 기간이 길어지면 어느 쪽이 맞는지 알 수 없게 됩니다. 시작 날짜를 하루로 못 박고 그날부터는 새 시스템만 씁니다. 옛 프로그램은 조회용으로만 열어 둡니다.

오늘 할 일

표를 하나 만들어 지금 쓰는 자료의 이름과 있는 곳만 적으십시오. 엑셀 파일 이름 · 지금 쓰는 프로그램의 메뉴 이름 · 담당자가 개인 폴더에 둔 파일까지 포함합니다. 열 줄에서 스무 줄이면 대부분 나옵니다. 30분이면 자료 목록 한 장이 됩니다.