Vận hành thương hiệu (Incubating)
Vào Hàn Quốc: bao lâu đến đơn đầu tiên
Lịch để bán được đơn hàng đầu tiên tại Hàn Quốc do thời gian chờ quyết định, không phải do thời gian làm. Bài viết gồm bảng tách ngày làm và ngày chờ theo từng bước, cách cộng ngày làm việc với ngày lịch, năm yếu tố quyết định thời gian hồ sơ, các đoạn chạy song song và thứ tự cắt khi gấp.
Lịch để bán được đơn hàng đầu tiên tại Hàn Quốc do thời gian chờ quyết định, không phải do thời gian làm. Viết nội dung và dựng trang sẽ nhanh hơn khi thêm người, còn nộp hồ sơ rồi chờ phản hồi hay đưa hàng qua biên giới thì không. Vì vậy hãy xếp thứ tự theo đoạn chờ dài nhất trước, thay vì theo mức độ quan trọng.
Mỗi bước mất bao lâu?
Khi viết lịch, hãy tách mỗi dòng thành hai cột: số ngày người của mình làm, và số ngày chờ phản hồi sau khi đã bàn giao. Số ngày làm bên dưới là con số giả định để minh họa. Cột chờ không có số, vì nó phụ thuộc vào mặt hàng và cơ quan tiếp nhận — cột đó bạn điền sau khi hỏi ở phần tiếp theo.
| Bước | Ngày làm của mình | Chờ sau khi bàn giao | Đơn vị tính thời gian chờ |
|---|---|---|---|
| Chốt cách bán và đứng tên bán | 3~5 ngày làm việc | — | — |
| Rà soát và nộp hồ sơ | 2~4 ngày làm việc | Theo hướng dẫn của nơi tiếp nhận | Ngày làm việc |
| Mở chỗ bán | 1~2 ngày làm việc | Mỗi nơi phản hồi khác nhau | Ngày làm việc |
| Dựng trang tiếng Hàn | 10~15 ngày làm việc | 1~2 vòng duyệt | Ngày làm việc |
| Gửi hàng tồn và thông quan | Nửa ngày để đặt hàng | Vận chuyển và thông quan | Ngày lịch |
| Đặt thử và bán đơn đầu tiên | 2~3 ngày làm việc | — | — |
Xin giải thích hai từ, mỗi từ một dòng. Thông quan — thủ tục đối chiếu giấy tờ với hàng thật khi hàng qua biên giới. Chỗ bán — nơi đặt sản phẩm, có thể là một kênh mà nhiều người bán cùng vào, cũng có thể là trang bán hàng riêng do mình dựng. Trong bảng trên, chỉ dòng hàng tồn chạy theo ngày lịch, các dòng còn lại tính theo ngày làm việc.
Vì sao phải đếm riêng ngày làm việc và ngày lịch?
Bên sản xuất và bên tiếp nhận hồ sơ trả lời bằng ngày làm việc, còn hàng hóa di chuyển theo ngày lịch. 25 ngày làm việc là 5 tuần trên lịch. Cộng thẳng hai đơn vị này lại thì một kế hoạch tưởng là một tháng hóa ra thành năm tuần. Hãy quy hết mọi ô về ngày lịch rồi mới cộng.
Hàn Quốc còn có ngày nghỉ lễ ngoài cuối tuần, và vào tuần có kỳ nghỉ truyền thống dài thì văn phòng cùng kho vận nghỉ cùng lúc. Số ngày nghỉ và thời điểm nghỉ thay đổi theo từng năm. Trước khi chốt lịch, hãy mở lịch Hàn Quốc của năm đó, đếm xem trong khoảng thời gian mình định làm có bao nhiêu ngày nghỉ rồi cộng thêm vào.
Nếu thời hạn nhận được ghi bằng ngày làm việc, hãy chia cho 5 để đổi ra số tuần rồi đưa lên lịch. Có cách gọn hơn: khi nhận báo giá hay giấy biên nhận hồ sơ, đề nghị bên kia ghi rõ ngày tháng thay vì số ngày, khi đó phần quy đổi này do họ làm giúp.
Điều gì quyết định thời gian làm hồ sơ?
Số ngày ở phần hồ sơ không do công ty quyết định mà do mặt hàng quyết định. Cùng nằm trong một thùng, nhưng xếp vào nhóm nào thì quy trình kiểm tra sẽ khác nhau. Hỏi trước năm dòng dưới đây thì cột chờ còn trống ở bảng trên sẽ được điền đầy.
| Yếu tố quyết định thời gian | Cần xác nhận điều gì | Hỏi ở đâu |
|---|---|---|
| Phân loại mặt hàng | Món hàng này thuộc nhóm nào | Bên lo thông quan · bộ phận tư vấn của cơ quan phụ trách |
| Có thuộc diện kiểm nghiệm hay khai báo không | Có phải gửi mẫu và chờ kết quả không | Bộ phận hướng dẫn của cơ quan phụ trách |
| Nghĩa vụ ghi nhãn tiếng Hàn | Ghi những nội dung gì, bằng ngôn ngữ nào, trên bao bì ngoài | Cũng bộ phận đó |
| Đứng tên bán | Đặt pháp nhân bán hàng trong nước theo cách nào | Bộ phận tư vấn thuế · pháp lý |
| Yêu cầu của từng chỗ bán | Danh mục hồ sơ nơi đó yêu cầu | Tài liệu hướng dẫn của kênh định vào |
Cả năm dòng đều là việc hỏi là có đáp án, mỗi dòng mất khoảng nửa ngày. Khi nhận được câu trả lời, hãy ghi kèm tên văn bản làm căn cứ và ngày đã tra, để lúc nộp hồ sơ không phải tìm lại đúng nội dung đó lần nữa.
Thời gian thường bị kéo dài ở đâu?
Kéo dài phần lớn là do phải làm lại. Có bốn chỗ hay vướng.
Thứ nhất, chốt tên người bán quá muộn. Chưa rõ bán dưới tên ai thì cả hồ sơ lẫn chỗ bán đều chưa khởi động được. Thứ hai, nội dung ghi nhãn chốt muộn nên phải làm lại bao bì ngoài. Hộp đã in thì không sửa được, mà thay bằng nhãn dán thì phần chữ đó vẫn phải qua một vòng kiểm tra nữa.
Thứ ba, tư liệu cho trang bán phải dựng lại cho tiếng Hàn. Nếu ảnh đang dùng ở nước mình có chữ nằm chết trên ảnh thì dịch thôi không dùng được, phải mở tệp gốc và dựng lại. Thứ tư, mỗi lượt qua lại cộng thêm một ngày: có chênh lệch múi giờ và khâu dịch xen vào thì hỏi một lần rồi nhận trả lời mất hai ngày. Mười lượt qua lại là 2 tuần. Gom các câu hỏi lại gửi một lần là cách rút ngắn cột này nhiều nhất.
Những đoạn nào có thể chạy song song?
| Việc đang chờ | Việc chạy song song trong lúc đó |
|---|---|
| Phản hồi hồ sơ đã nộp | Nội dung thông tin sản phẩm tiếng Hàn · tính cấu trúc giá |
| Kết quả kiểm nghiệm | Lập yêu cầu của từng chỗ bán · gom đủ hồ sơ cần nộp |
| Phản hồi mở chỗ bán | Làm tư liệu cho trang · soạn câu trả lời về giao hàng và hỏi đáp |
| Vận chuyển và thông quan | Đăng trang · chạy thử quy trình đặt hàng |
Có hai chỗ không thể chạy song song: chưa chốt người đứng tên bán thì chưa nộp được hồ sơ, và chưa chốt nội dung ghi nhãn thì chưa in bao bì ngoài. Giữ đúng hai chỗ đó thì mọi việc còn lại đều có thể làm trước. Nếu cứ xong bước này mới bắt đầu bước kia, lịch sẽ dài thêm hơn một tháng.
Khi gấp thì đổi cái gì trước?
| Thứ tự | Điều thay đổi | Thời gian chờ giảm được | Cái phải trả lại |
|---|---|---|---|
| 1 | Chỉ mở một chỗ bán | Yêu cầu và phản hồi gắn với từng chỗ | Doanh số đợt đầu nhỏ lại |
| 2 | Đợt đầu chỉ đưa một mặt hàng | Hồ sơ và ghi nhãn gắn với từng mặt hàng | Danh mục hàng mỏng đi |
| 3 | Lô hàng đầu đi đường hàng không, số lượng nhỏ | Số ngày lịch cho vận chuyển | Cước trên mỗi sản phẩm tăng |
| 4 | Bắt đầu với một trang duy nhất | Số vòng dựng và duyệt | Sau này phải làm lại |
| 5 | Bán qua một pháp nhân đã có sẵn trong nước | Toàn bộ đoạn lập pháp nhân | Thời gian thống nhất điều kiện |
Có một dòng không bao giờ đưa vào danh sách cắt: rà soát hồ sơ và ghi nhãn. Bỏ qua bước này thì hàng dừng lại trước cửa khẩu, và thời gian mất khi đó dài hơn thời gian rà soát ngay từ đầu. Dùng mục 1 và 2 trước vì cả hai đều dễ quay lại. Mục 5 rút ngắn lịch nhiều nhất nhưng phải soạn lại điều kiện bán hàng, nên để xem xét sau cùng.
Việc cần làm hôm nay
Hãy chọn một mặt hàng định bán và ngay hôm nay gửi câu hỏi tới bộ phận tư vấn của cơ quan phụ trách, hỏi xem mặt hàng đó thuộc diện kiểm tra nào tại Hàn Quốc. Chỉ cần ba dòng mô tả nó làm từ gì và dùng thế nào. Chính câu trả lời đó quyết định ô dài nhất trên lịch của bạn, còn việc gửi câu hỏi chỉ mất một tiếng.
