제안서·보고서 인용과 출처 다는 법

자료에 남의 숫자나 문장을 넣을 때 필요한 것은 출처 한 줄과 원문 한 장입니다. 어느 줄에 출처를 다는지, 그 한 줄에 무엇을 적는지, 원문을 어디에 어떻게 두는지 정해 두면 자료 만드는 시간이 줄어듭니다. 몇 달 뒤 같은 자료를 다시 쓸 때도 숫자를 처음부터 찾지 않아도 됩니다.

출처를 다는 줄과 안 다는 줄은 무엇으로 갈리나요

기준은 「이 값을 내가 만들었는가」입니다. 내가 만든 것이면 만든 방법을, 밖에서 온 것이면 어디서 왔는지를 적습니다. 둘 다 한 줄이면 끝납니다.

자료의 출처	다는 줄	함께 남기는 것
이번에 직접 계산한 값	계산식을 한 줄로	계산에 쓴 원자료 파일
사내에서 뽑은 집계	어느 화면에서 언제 내려받았는지	내려받은 파일
밖에서 낸 자료의 숫자	만든 곳 · 자료 이름 · 시점	그 화면 캡처
남의 문장 그대로	따옴표와 출처	원문 캡처와 주소
남의 도표 · 그림	만든 곳 표시	쓸 수 있는 범위가 적힌 자리
사진	출처 · 촬영한 곳	사용 범위 문서

첫 줄이 가장 자주 빠집니다. 내가 계산한 값도 몇 달 지나면 남의 숫자와 다를 바 없어집니다. 계산식 한 줄을 적어 두면 그때 다시 세지 않아도 되고, 담당이 바뀌어도 같은 값이 나옵니다.

둘째 줄에는 내려받은 날을 꼭 붙입니다. 같은 화면에서 다음 달에 다시 내려받으면 다른 값이 나오기 때문입니다. 날짜가 없으면 두 자료의 숫자가 어긋났을 때 어느 쪽이 언제 것인지 가릴 수 없습니다.

출처 한 줄에는 무엇을 적나요

다섯 칸이면 충분합니다. 읽는 사람이 그 자료를 다시 찾아갈 수 있으면 된 것입니다.

칸	적는 내용	어디서 옮겨 적나
만든 곳	자료를 낸 곳 이름	표지에 적힌 그대로
자료 이름	문서 제목	표지 제목 그대로
시점	자료가 나온 때	표지나 첫 쪽
내가 본 곳	몇 쪽 · 몇 번째 표	옮겨 적은 그 자리
본 날	화면을 연 날짜	작업한 날

마지막 칸을 넣는 이유는 화면이 바뀌기 때문입니다. 같은 주소에 다른 값이 올라가 있을 때, 본 날이 적혀 있으면 어느 판을 옮겨 적었는지 설명할 수 있습니다. 날짜 한 칸이 나중에 가장 많이 쓰입니다. 칸 이름과 순서는 자료마다 바꾸지 않습니다. 다섯 칸이 늘 같은 순서면 읽는 사람도 어디를 봐야 하는지 금방 찾습니다.

다는 자리는 문서 안에서 하나로 통일합니다. 쪽 아래에 모아 다는 방식이든 표 바로 밑에 붙이는 방식이든, 한 문서 안에서 자리가 왔다 갔다 하지 않으면 됩니다. 처음 만들 때 한 번 정해 두고 다음 자료부터 같은 자리를 씁니다.

원문은 어떻게 보관하나요

주소만 적어 두면 몇 달 뒤 그 화면이 사라져 있는 경우가 있습니다. 캡처 한 장과 파일 한 개를 함께 둡니다.

• 화면 캡처 — 「날짜 - 자료 이름 - 쪽수」로 이름을 붙여 자료 폴더 안 출처 폴더에 넣습니다.
• 내려받은 파일 — 원래 파일 이름 그대로 같은 폴더에 둡니다.
• 계산에 쓴 표 — 자료 이름과 같게 붙여 같은 폴더에 둡니다.
• 주소 — 문서 안 출처 줄에 함께 적습니다.

캡처는 화면 전체를 담습니다. 숫자만 잘라 두면 나중에 어느 자료의 어느 쪽인지 알 수 없습니다. 제목과 쪽수가 함께 보이게 찍으면 그 한 장으로 출처 다섯 칸이 다 채워집니다.

폴더는 자료마다 하나씩 만들고 그 안에 출처 폴더를 둡니다. 자료를 넘길 때 이 폴더가 함께 갑니다. 나중에 누가 숫자를 물어보면 폴더 하나만 열면 답이 나오고, 담당이 바뀌어도 기록이 이어집니다.

배포 범위에 따라 무엇이 달라지나요

같은 도표라도 사내 회의에서 띄우는 것과 밖으로 나가는 자료에 넣는 것은 확인하는 자리가 다릅니다. 만들기 전에 이 자료가 어디까지 가는지 먼저 정합니다.

자료가 가는 곳	확인하는 항목	남기는 기록
사내 회의	출처 줄과 원문 보관	출처 폴더
고객사에 보내는 제안서	남의 도표 · 그림을 그대로 넣는 범위	확인한 화면 캡처와 날짜
밖에 공개하는 자료	위와 같고 사진 · 글꼴까지	항목별 확인 표
다시 꺼내 쓰는 자료	숫자가 그대로인지	다시 본 날짜

두 번째 줄에서 자주 하는 선택이 있습니다. 남의 도표를 그대로 넣는 대신 숫자만 가져와 표를 다시 그리는 방법입니다. 이때도 출처 줄은 그대로 답니다 — 값이 그쪽에서 온 것이기 때문입니다.

배포 범위는 자료 첫 쪽에 한 줄로 적어 둡니다. 「사내 회의용」 「고객사 제출용」이면 충분합니다. 그 한 줄이 있으면 몇 달 뒤 같은 파일을 다시 꺼냈을 때 어디까지 나갔던 자료인지 바로 압니다.

애매하면 어디에 묻나요

묻기 전에 그 자료의 이용 안내 화면부터 한 번 엽니다. 대부분 거기에 적혀 있고, 없을 때만 문의를 보냅니다.

막히는 지점	묻는 곳	하는 일
도표를 그대로 쓸 수 있는지	자료를 낸 곳의 이용 안내 화면	안내 화면을 캡처해 출처 폴더에 넣습니다
안내가 없을 때	그 곳의 문의 창구	이 표를 제안 자료에 넣으려 합니다. 어떻게 표시하면 될까요
사내 값을 밖에 낼 때	그 값을 관리하는 담당	밖에 나가는 자료에 적을 수 있는 범위를 묻습니다
여러 자료가 섞였을 때	사내 법무 · 자문 변호사	출처 표를 그대로 첨부합니다

문의를 보낼 때는 어느 자료의 몇 쪽 몇 번째 표인지 먼저 적습니다. 그래야 회신이 그 표 하나에 대한 답으로 돌아옵니다. 답을 기다리는 동안 자료를 멈추지는 않습니다. 그 도표를 뺀 판으로 먼저 회의를 하고, 회신이 오면 넣은 판을 따로 만듭니다. 판마다 날짜를 붙여 두면 어느 자료가 밖으로 나갔는지 헷갈리지 않습니다.

오늘 할 일

최근에 만든 제안서 한 편을 열어 숫자와 도표가 나오는 쪽을 표시하십시오. 쪽마다 출처 줄이 있는지 보고, 없는 자리에 다섯 칸을 채워 넣습니다. 한 편이면 30분입니다. 다 채운 뒤 그 자료 폴더 안에 출처 폴더를 만들고 캡처를 옮겨 두면 오늘 몫은 끝납니다.