인보이스·패킹리스트 뜻 — 수출 서류 용어

수출 서류 이름은 두 가지만 잡으면 읽힙니다 — 누가 만드는 서류인가와 무엇을 증명하는 서류인가. 거래 상대가 보낸 메일에 약어가 섞여 있어도 이 두 축으로 자리를 잡으면 무엇을 답해야 하는지가 바로 정해집니다. 아래 표는 자주 나오는 서류 이름 열 개를 그 두 축으로 늘어놓은 것입니다.

서류 이름은 각각 무슨 뜻인가요

괄호 안은 메일에 자주 쓰이는 약어입니다. 오른쪽 칸은 그 말이 나왔을 때 우리 쪽에서 정해야 하는 것입니다.

용어	한 줄 뜻	이 말이 나오면 정할 것
견적송장 (P/I)	계약 전에 조건을 미리 적어 보내는 제안용 송장	수량 · 단가 · 결제 조건 · 유효 기간
상업송장 (C/I)	거래가 확정된 뒤 파는 쪽이 만드는 대금 청구 겸 거래 명세	통화 · 총액 · 거래 조건 표기
포장명세서 (P/L)	박스마다 무엇이 몇 개 들었는지 적은 목록	박스 수 · 박스별 수량 · 중량 · 부피
원산지증명서 (C/O)	물건이 어느 나라에서 만들어졌는지 밝히는 서류	일반용인지 협정용인지 · 발급처
수출신고필증	수출 신고가 받아들여졌음을 확인해 주는 서류	신고를 직접 할지 대리인에게 맡길지
선하증권 (B/L)	배에 실었다는 증거이자 물건을 찾을 권리가 적힌 서류	원본을 몇 통 받을지 · 누구 앞으로 발행할지
항공화물운송장 (AWB)	비행기로 보낼 때 나오는 운송장	받는 쪽 이름 · 주소 · 연락처 표기
HS 코드	물건마다 매겨진 품목 분류 번호	품목별 번호를 언제 확정할지
쉬핑마크	박스 겉면에 찍는 표시 — 받는 쪽 · 박스 번호 · 원산지	표시 내용과 인쇄 방법
순중량 · 총중량	물건만의 무게와 포장까지 더한 무게	어느 쪽 기준으로 적고 계산할지

열 줄은 만드는 쪽으로 다시 세 묶음이 됩니다. 우리가 직접 만드는 것은 앞의 세 장과 쉬핑마크, 기관에서 받아 오는 것은 원산지증명서와 수출신고필증, 운송사가 발행하는 것은 선하증권과 항공화물운송장입니다. HS 코드와 중량은 서류가 아니라 여러 서류에 반복해 들어가는 값입니다. 메일에 이름이 나왔을 때 어느 묶음인지만 알면 답을 쓸지 전달할지가 정해집니다.

결제 조건에 나오는 말은 무슨 뜻인가요

결제 조건은 상업송장에 한 줄로 들어가는 칸이라 서류 용어와 함께 나옵니다. 비율과 기간은 거래마다 합의로 정해지므로 정해진 값이 따로 있지 않습니다.

용어	한 줄 뜻	이 말이 나오면 정할 것
전신환 송금 (T/T)	은행 계좌로 대금을 보내는 방식	선급금과 잔금 비율 · 보내는 시점
신용장 (L/C)	조건에 맞는 서류와 맞바꿔 은행이 대금을 지급하기로 한 약속	요구되는 서류와 제출 기한
선급금	만들기 전이나 싣기 전에 먼저 받는 금액	비율과 받는 시점
잔금	선급금을 뺀 나머지 금액	어떤 서류를 보낸 뒤 받는지
결제 통화	대금을 주고받는 화폐	어느 통화로 적을지 · 환율 기준일
송장 번호	그 거래를 가리키는 우리 쪽 번호	번호 붙이는 규칙

송장 번호는 뒤에 오는 모든 서류와 폴더 이름에 그대로 따라붙습니다. 연도와 순번을 섞은 짧은 규칙 하나를 첫 건에 정해 두면 나중에 서류를 찾을 때 이 번호 하나로 끝납니다.

왜 같은 값을 여러 장에 반복해 적나요

서류마다 보는 사람이 다릅니다. 사는 쪽 · 운송사 · 통관 담당 · 은행이 각각 다른 장을 봅니다. 같은 값을 여러 장에 적는 이유는 서류를 따로 떼어 봐도 같은 거래로 읽히게 하기 위함입니다. 그래서 값이 한 칸만 어긋나도 확인 절차가 한 번 더 붙습니다.

반복되는 값	어디에 나오나	어긋나면 생기는 일
수량	상업송장 · 포장명세서 · 신고 서류	실물 확인 요청이 붙습니다
금액과 통화	상업송장 · 신고 서류 · 은행 서류	대금 확인이 미뤄집니다
중량 · 부피	포장명세서 · 운송 서류	운임을 다시 계산합니다
품목명 · HS 코드	상업송장 · 신고 서류 · 원산지증명서	원산지증명 발급이 늦어집니다
영문 상호 · 주소	거의 모든 서류	같은 회사인지 다시 확인합니다

값을 표 계산 파일 한 장에 모아 두고 거기서 옮겨 적는 방식이 가장 손이 적게 갑니다. 서류마다 손으로 새로 치면 어긋나는 자리가 생깁니다.

헷갈리는 짝은 어떻게 갈라 보나요

• 견적송장과 상업송장 — 앞은 계약 전 제안, 뒤는 확정 후 청구입니다. 같은 양식을 쓰는 곳이 많아 제목 줄만 다릅니다. 확정본을 보낼 때 제목을 바꿔 두지 않으면 상대는 계속 제안서로 읽습니다.
• 상업송장과 포장명세서 — 앞은 돈 이야기, 뒤는 짐 이야기입니다. 단가와 금액은 앞에만, 박스 번호와 중량은 뒤에만 적습니다.
• 일반 원산지증명서와 협정 원산지증명서 — 앞은 어디서 만들었는지를 밝히는 용도, 뒤는 협정에 따른 세율을 적용받기 위한 용도입니다. 발급처와 요구 자료가 다르므로 사는 쪽에 어느 쪽이 필요한지 먼저 묻습니다.
• 선하증권과 항공화물운송장 — 앞은 물건을 찾을 권리가 종이에 붙어 있고 뒤는 그렇지 않습니다. 원본을 누가 보관하고 어떻게 보내는지가 달라집니다.

회의에서 어떻게 되물으면 되나요

• 「그 서류는 이쪽에서 만드나요, 운송사 쪽에서 나오나요?」
• 「보내 주신 송장은 제안용인가요, 확정본인가요?」
• 「원산지증명서는 일반용으로 준비할까요, 협정용으로 준비할까요?」
• 「중량은 순중량 기준인가요, 총중량 기준인가요?」
• 「HS 코드는 어느 쪽에서 확정해 주시나요?」

되묻는 것이 일을 늦추지 않습니다 — 서류를 다시 만드는 쪽이 훨씬 오래 걸립니다. 물어볼 곳도 나뉩니다. 품목 번호와 필요한 서류는 관세 당국의 품목 분류 조회와 관세사에게, 운송 서류는 운송사에, 대금 표기는 거래 은행에 묻습니다. 세 곳이 답하는 범위가 겹치지 않으므로 한 곳에 몰아 묻지 않습니다.

오늘 할 일

표 계산 파일을 열어 「용어 · 뜻 · 우리 쪽 값」 세 칸짜리 시트를 만들고 위 표의 열 줄을 그대로 옮겨 적으십시오. 세 번째 칸에는 영문 상호 · 영문 주소 · 품목별 HS 코드처럼 이미 정해진 값을 채웁니다. 아직 없는 칸에는 「어디에 묻는다」만 적어 둡니다. 30분이면 채워지고, 다음 메일부터는 이 시트를 열어 놓고 답하게 됩니다.