수출 서류 목록과 준비하는 순서
수출 서류는 회사에 한 번 갖추는 것·주문마다 만드는 것·출고에 붙는 것 세 묶음으로 나뉩니다. 묶음별 목록과 준비 시점, 인보이스와 포장명세서를 어긋나지 않게 만드는 방법을 표로 정리했습니다.
수출 서류는 회사에 한 번 갖춰 두는 것 · 주문마다 만드는 것 · 출고에 붙는 것 세 묶음으로 나뉩니다. 처음 수출하는 회사가 헤매는 이유는 서류가 많아서가 아니라 이 세 묶음이 한 목록에 섞여 있어서입니다. 나눠 놓으면 첫 묶음은 한 번만 하면 되고, 두 번째 묶음부터가 주문마다 반복되는 일입니다.
서류는 어떤 순서로 준비하나요
| 순서 | 묶음 | 준비하는 시점 | 다시 하는가 |
|---|---|---|---|
| 1 | 회사 등록 정보 | 첫 수출 전 한 번 | 갱신 시점에만 |
| 2 | 제품 정보 | 품목이 늘 때 | 품목마다 한 번 |
| 3 | 주문 서류 | 주문이 확정될 때 | 매번 |
| 4 | 출고 · 통관 서류 | 출고 직전 | 매번 |
| 5 | 정산과 보관 | 출고 뒤 | 매번 |
1번과 2번을 끝내 두면 3번부터는 양식에 값만 채우는 일이 됩니다. 반대로 첫 주문을 받은 뒤에 1번을 시작하면 출고가 몇 주 밀립니다. 번호를 받는 데 걸리는 시간이 주문 일정과 겹치기 때문입니다.
회사에 한 번 갖춰 두는 것은 무엇인가요
- 사업자등록증 — 영문으로 적을 자리가 많습니다. 영문 상호 · 영문 주소 · 대표자 영문 이름을 회사 안에서 하나로 통일해 둡니다
- 무역업 고유번호 — 한국무역협회에서 발급합니다. 여러 서류에 반복해 적습니다
- 통관 고유부호 — 관세청에서 부여합니다. 수출입 신고에 씁니다
- 직인과 서명 이미지 — 서류에 넣을 수 있는 파일 형태로 만들어 둡니다
- 외화 계좌와 은행 식별 코드 — 인보이스에 그대로 들어갑니다
다섯 줄은 발급처와 신청 방법이 모두 다릅니다. 표 한 장에 발급처 · 신청한 날 · 받은 날 · 번호를 적어 두면 다음부터 찾아다닐 일이 없습니다. 영문 표기를 통일하는 것이 특히 중요합니다 — 서류마다 상호가 다르게 적히면 은행과 통관에서 같은 회사인지 다시 확인하는 절차가 붙습니다.
주문 한 건마다 만드는 서류는 무엇인가요
거래가 정해지면 두 장을 만듭니다. 이 두 장이 나머지 서류의 원본 노릇을 합니다.
| 서류 | 적는 내용 | 다른 서류와 맞춰야 하는 칸 |
|---|---|---|
| 견적송장 (Proforma Invoice) | 계약 전에 미리 보내는 조건 제안서 | 확정본과 같은 값 |
| 상업송장 (Commercial Invoice) | 파는 쪽 · 사는 쪽 · 품목 · 수량 · 단가 · 금액 · 거래 조건 · 결제 조건 | 금액과 수량 |
| 포장명세서 (Packing List) | 박스 수 · 박스별 내용 · 순중량 · 총중량 · 부피 | 수량과 중량 |
세 장에 적힌 수량과 금액이 어긋나면 통관에서 다시 물어 옵니다. 값을 한 곳에 적어 두고 세 장으로 옮기는 방식으로 만들면 어긋나지 않습니다. 표 계산 파일 한 장을 원본으로 두고 거기서 뽑아 쓰는 방식이 가장 손이 적게 갑니다.
출고와 통관에는 무엇이 붙나요
| 서류 | 누가 만드나 | 언제 나오나 |
|---|---|---|
| 수출신고필증 | 관세사 또는 직접 신고 | 출고 전 |
| 선하증권 또는 항공화물운송장 | 운송사 · 포워더 | 실은 뒤 |
| 보험 증권 | 보험사 | 싣기 전후 |
| 원산지증명서 | 발급 기관 | 사는 쪽이 요청할 때 |
포워더 — 화물 운송을 대신 잡아 주고 관련 서류를 처리해 주는 회사입니다. 이 표의 서류는 대부분 포워더와 관세사 쪽에서 만들어 보내 줍니다. 회사가 손으로 만드는 것은 앞 문단의 인보이스와 포장명세서, 그리고 그 두 장에 들어갈 값입니다.
신고 절차는 금액 구간에 따라 간단해지는 구간이 있습니다. 기준 금액은 바뀌므로 외우지 말고, 첫 건을 준비할 때 관세청 안내나 관세사에게 한 번 확인해 회사 표에 적어 두십시오.
품목 번호와 원산지증명서는 어떻게 확인하나요
HS 코드 — 물건마다 매겨진 품목 분류 번호입니다. 앞 6자리는 여러 나라가 공통으로 쓰고 뒷자리는 나라마다 다릅니다. 이 번호로 세율과 필요한 서류가 갈리므로 가장 먼저 확정합니다.
- 관세청이 운영하는 품목 분류 조회에서 후보 번호를 찾습니다
- 헷갈리면 관세사나 세관 상담 창구에 사진 · 재질 · 용도를 함께 보내 확인합니다
- 확정된 번호를 제품 목록 표에 적습니다 — 같은 품목이면 다음 주문부터 그대로 씁니다
원산지증명서는 일반용과 협정용으로 나뉘고 발급 기관이 다릅니다. 사는 쪽이 어느 쪽을 필요로 하는지 먼저 묻고, 그 답에 맞춰 발급처를 확인하십시오. 협정용은 원재료 내역 같은 근거 자료를 함께 요구하므로 준비 시간을 따로 잡아 둡니다.
서류는 어떻게 모아 두나요
- 주문 번호 · 사는 쪽 이름 · 출고일로 폴더를 하나 만듭니다
- 인보이스 · 포장명세서 · 신고필증 · 운송 서류 · 원산지증명서를 그 안에 넣습니다
- 표 한 줄에 주문 번호 · 금액 · 통화 · 출고일 · 도착일을 적습니다
- 세금 처리에 쓰이는 증빙은 세무 담당에게 목록을 받아 같은 폴더에 함께 넣습니다
해외 판매는 국내 판매와 세금 처리가 다르게 잡힙니다. 어떤 증빙을 남겨야 하는지 첫 건을 준비할 때 세무 담당에게 물어 목록으로 받아 두면, 그다음부터는 폴더에 넣는 일만 남습니다. 보관 기간도 그때 함께 물어 목록 옆에 적어 둡니다.
오늘 할 일
표 계산 파일을 하나 열어 첫 시트에 회사 기본 정보를 채우십시오. 영문 상호 · 영문 주소 · 대표자 영문 이름 · 무역업 고유번호 · 통관 고유부호 · 외화 계좌와 은행 식별 코드. 아직 없는 칸에는 발급처 이름만 적어 둡니다. 인보이스를 처음 만들 때 이 시트에서 그대로 가져오게 됩니다. 30분이면 채웁니다.