회사 도메인 메일 직접 연결하기

회사 주소로 된 메일은 직접 연결됩니다. 도메인 관리 화면에 값 네댓 줄을 넣는 일이고, 반영은 대체로 몇 분에서 하루 안에 끝납니다. 손이 가는 자리는 두 곳입니다 — 보낸 메일이 상대 스팸함으로 가지 않게 하는 인증 값 세 가지, 그리고 쓰던 메일과 주소록을 옮기는 일. 새로 시작하는 경우라면 반나절이면 됩니다.

직접 되는 일과 손이 많이 가는 일은 무엇인가요

일	직접 되나	드는 시간
도메인 관리 화면에 값 넣기	됩니다	30분
계정 만들고 별칭 걸기	됩니다	계정당 5분
서명과 자동 답장 설정	됩니다	1시간
인증 값 세 가지 넣고 확인	됩니다	1~2시간
쓰던 메일 수년치 옮기기	손이 많이 갑니다	계정당 반나절 이상
부서별 권한과 공용 사서함	손이 많이 갑니다	며칠

위 네 줄이 처음 연결에 필요한 전부입니다. 아래 두 줄은 이미 쓰던 메일이 있을 때만 생깁니다. 새로 시작하거나 개인 주소를 쓰고 있었다면 아래 두 줄은 건너뜁니다.

인증 값 세 가지가 어렵게 들리지만 넣는 방법은 나머지와 같습니다. 메일 서비스 설정 화면에 문자열이 그대로 나오고, 그것을 도메인 관리 화면에 복사해 붙입니다. 어려운 것은 값의 내용이 아니라 두 화면을 오가는 일이라, 두 창을 나란히 띄워 두고 한 번에 끝내는 편이 빠릅니다.

어떤 순서로 연결하나요

순서	하는 일	대기
1	도메인 관리 화면 접속 권한 확보	—
2	메일 서비스에서 도메인 소유 확인 값 넣기	몇 분~1시간
3	MX 값 넣기 — 받는 편지를 어디로 보낼지 정합니다	몇 분~하루
4	인증 값 세 가지 넣기	몇 분~1시간
5	계정 만들고 역할 주소를 별칭으로	—
6	주고받기 시험 — 밖으로 한 통, 밖에서 한 통	—

3번을 바꾸는 순간 받는 편지가 새 사서함으로 넘어갑니다. 그래서 3번은 업무가 적은 시간대에 합니다. 값을 넣기 전에 지금 걸려 있는 값을 화면 그대로 캡처해 두면, 무언가 어긋났을 때 되돌릴 자리가 남습니다.

옮길 메일이 있으면 순서가 하나 늘어납니다. 새 사서함을 먼저 만들어 두고, 예전 사서함에서 지난 메일을 복사한 뒤, 마지막에 3번을 바꿉니다. 이렇게 하면 옮기는 동안에도 예전 주소로 오는 메일이 끊기지 않습니다. 걸리는 시간은 메일 양에 그대로 비례합니다.

인증 값 세 가지는 각각 무엇인가요

값	하는 일	안 넣으면
SPF	이 주소로 메일을 보낼 수 있는 서버를 적어 둡니다	받는 쪽이 보낸 곳을 확인 못 해 스팸함으로 갑니다
DKIM	보낸 메일에 서명을 붙여 중간에 바뀌지 않았음을 보입니다	서명이 없어 신뢰도가 낮게 잡힙니다
DMARC	앞의 둘이 어긋난 메일을 어떻게 다룰지 정합니다	남이 회사 주소를 흉내 내도 걸러지지 않습니다

DMARC는 처음에 「관찰만」으로 두고 2~4주 뒤에 거르는 쪽으로 올립니다. 처음부터 세게 걸면 회사가 쓰는 다른 발송 도구의 메일까지 함께 막힙니다. 값의 형식은 메일 서비스마다 다르므로 그 서비스 설정 화면에 적힌 문자열을 그대로 복사해 넣습니다. 반영됐는지는 같은 화면의 확인 버튼으로 봅니다 — 바로 안 잡히면 한 시간쯤 뒤에 다시 누릅니다.

주소는 몇 개를 어떤 이름으로 만드나요

• 사람 계정 — 이름 기준으로 한 사람에 하나. 실제로 사서함이 생깁니다
• 역할 주소 — 문의·주문·채용처럼 하는 일 기준. 계정을 따로 만들지 말고 별칭으로 겁니다. 별칭은 하나의 사서함이 여러 주소로 메일을 받게 하는 설정입니다
• 발송 전용 주소 — 접수 알림처럼 사람이 읽지 않고 보내기만 하는 주소

개수는 사람 수에 역할 주소 서너 개를 더한 값이면 처음에는 넉넉합니다. 역할 주소는 문의·주문·채용 셋으로 시작해 실제로 메일이 오는 것만 남깁니다. 한 번도 안 온 주소는 지우지 말고 두되 명함과 홈페이지에서는 뺍니다 — 적어 놓고 안 보는 주소가 가장 오래 새는 자리입니다.

역할 주소를 별칭으로 걸어 두면 담당자가 바뀔 때 주소는 그대로 두고 받는 사람만 바꿉니다 — 명함과 홈페이지에 적힌 주소를 다시 만들지 않아도 되고, 지난 문의 기록도 한자리에 이어집니다.

보낸 메일이 스팸함으로 갈 때 무엇을 보나요

1. 인증 값 세 줄이 실제로 적용됐는지 — 메일 서비스 설정 화면에 확인 버튼이 있습니다
2. 받은 쪽에서 원문 보기를 열어 인증 결과 줄을 봅니다. 통과 여부가 그대로 적혀 있습니다
3. 같은 내용을 다른 회사 주소로 보내 같은 일이 생기는지
4. 하루 발송 통수가 갑자기 늘지 않았는지 — 새로 연결한 주소는 2~3주 동안 조금씩 늘립니다
5. 본문에 링크만 있고 문장이 거의 없지 않은지

1번과 2번에서 대부분 갈립니다. 인증 결과 줄에 통과가 찍혀 있는데도 스팸함으로 간다면 값의 문제가 아니라 보내는 방식의 문제입니다. 그때 4번과 5번을 봅니다 — 새로 연결한 주소로 첫날부터 수백 통을 보내면 값이 맞아도 걸립니다.

어디까지 하고 멈추나요

• 쓰던 메일 수년치를 통째로 옮겨야 할 때
• 계정이 20개를 넘고 부서별로 권한이 갈릴 때
• 한 번에 수천 통을 보내는 안내 메일이 필요할 때 — 회사 메일이 아니라 발송 전용 도구의 일입니다
• 퇴사자 사서함을 정해진 기간 보관해야 할 때

이 넷이 아니라면 직접 쥐고 가는 편이 낫습니다. 계정을 만들고 지우는 일은 사람이 들고 날 때마다 생기는데, 그때마다 밖에 요청하면 하루씩 밀립니다. 대신 도메인 관리 화면과 메일 관리 화면은 회사 계정으로 열어 두고, 값을 바꿀 때마다 바꾼 날짜와 이전 값을 한 줄로 적어 둡니다.

오늘 할 일

도메인 관리 화면에 회사 계정으로 한 번 로그인해 보십시오. 들어가서 지금 걸려 있는 MX 값과 TXT 값을 화면 그대로 캡처해 둡니다. 20분이면 끝나고, 이 화면 하나가 열려 있어야 메일이든 주소 연결이든 다음 단계가 시작됩니다.