Phân phối quốc tế
Giao hàng và đổi trả khi bán vào Hàn Quốc
Bài viết từ phía gửi hàng từ ngoài vào trong Hàn Quốc. Luồng người mua chờ đợi từ lúc đặt đến khi nhận, khác biệt giữa gửi thẳng từng đơn và giữ hàng trong nước, cách người mua yêu cầu trả và đổi hàng, kỳ vọng về đóng gói, cùng tám dòng cần viết trên trang sản phẩm.
Bài này viết từ phía gửi hàng từ ngoài Hàn Quốc vào cho người mua trong Hàn Quốc — ngược chiều với việc đưa hàng từ Hàn Quốc ra nước ngoài. Vẫn có thể mở bán bằng cách gửi từng đơn qua biên giới. Chỉ có điều, trên màn hình mua hàng ở Hàn Quốc có hai việc được xem là đương nhiên: người mua tự xem được kiện hàng đang ở đâu, và hàng trả lại có người đến tận cửa lấy đi. Cả hai đều không tự đi theo khi hàng phải qua biên giới. Vì vậy việc đầu tiên là viết đúng sự thật lên trang bán hàng những gì hiện làm được.
Từ lúc đặt hàng đến khi nhận, người mua chờ đợi luồng nào?
Khi bán trong nước, trạng thái trên màn hình đơn hàng đổi theo thứ tự cố định. Ở bước đã gửi, mã vận đơn — mã theo dõi gắn với một kiện hàng — hiện ra, và từ đó người mua tự tra chứ không hỏi người bán.
| Bước | Thứ hiện trên màn hình | Qua biên giới thì thêm gì |
|---|---|---|
| Đã thanh toán | Mã đơn hàng | Điền mã định danh thông quan |
| Đang chuẩn bị | Trạng thái đang chuẩn bị | Hóa đơn và phần khai nội dung hàng |
| Đã gửi | Mã vận đơn | Mã chặng quốc tế tách khỏi vận đơn nội địa |
| Đang giao | Lịch sử di chuyển | Chặng quốc tế và chặng thông quan |
| Đã giao | Dấu hoàn tất và ảnh chụp | Chỉ có sau khi bên trong nước tiếp nhận |
Ở chặng thông quan, dòng chữ tra cứu thường không đổi trong nhiều ngày, trông như đứng yên. Một dòng nói về chặng này trong thư xác nhận đơn hàng là đủ để cùng một câu hỏi không lặp lại.
Gửi trực tiếp từ nước ngoài và giữ hàng trong Hàn Quốc khác nhau ra sao?
Khác nhau ở chỗ hàng nằm bên nào của biên giới. Cứ có đơn là gửi từ ngoài nước, đó là gửi thẳng theo từng đơn; chuyển hàng vào trước rồi gửi từ trong Hàn Quốc, đó là giữ hàng trong nước.
| Tiêu chí phân biệt | Gửi thẳng theo từng đơn | Giữ hàng trong nước |
|---|---|---|
| Số lần qua biên giới | Mỗi đơn một lần | Mỗi lô một lần |
| Mã người mua nhận được | Mã theo dõi hàng quốc tế | Mã vận đơn trong nước |
| Thời điểm thông quan | Từng đơn, đứng tên người nhận | Khi nhập, do phía người bán |
| Nơi nhận hàng trả lại | Ngoài nước hoặc điểm thu hồi riêng | Một địa chỉ trong Hàn Quốc |
| Vốn bị giữ trước | Chỉ phần đã bán | Toàn bộ hàng đã chuyển vào |
| Khi dừng bán | Dừng được ngay | Phải xử lý hàng còn tồn |
Dòng thứ tư có sức nặng đặc biệt ở Hàn Quốc. Nếu địa chỉ trả hàng ở ngoài nước, người mua phải tự đi gửi bưu kiện quốc tế, và việc trả hàng không còn kết thúc trước cửa nhà mà thành một việc mất cả ngày.
Gửi thẳng theo từng đơn còn thêm một loại giấy tờ. Hàng từ nước ngoài gửi cho cá nhân được xử lý kèm mã định danh thông quan xác nhận người nhận, nên biểu mẫu đặt hàng cần có ô đó. Cách cấp mã và việc ai nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng vào lúc nào, đều xem hướng dẫn của cơ quan hải quan Hàn Quốc.
Điều gì quyết định thời gian giao hàng?
Tổng thời gian là tổng của năm chặng. Chỉ cần biết mỗi chặng do cái gì chi phối là viết được thành một khoảng thay vì ghi một ngày cụ thể.
- Xuất hàng — hàng có sẵn trong tay không, đơn có dồn vào vài ngày nhất định không
- Chặng quốc tế — đường hàng không hay đường biển, có trung chuyển hay không
- Thông quan — giấy tờ có khớp không, lô hàng có bị chọn kiểm tra không
- Giao trong nước — khu vực nhận và dạng địa chỉ
- Ngày nghỉ — cuối tuần, ngày lễ, trước và sau kỳ nghỉ dài
Có ba nơi để kiểm chứng: hướng dẫn của hãng vận chuyển cho chặng quốc tế, trang tra tiến độ của cơ quan hải quan Hàn Quốc cho chặng thông quan, và màn hình tra cứu của bên chuyển phát trong nước. Trên trang bán hàng hãy viết thành khoảng, ví dụ từ bao nhiêu đến bao nhiêu ngày làm việc, — 10 ngày làm việc là 2 tuần trên lịch. Ghi lại số ngày của 30 đơn đầu tiên, một tháng sau khoảng đó là ghi chép của chính mình.
Người mua yêu cầu trả và đổi hàng theo cách nào?
Ở Hàn Quốc người mua không tự mang thùng hàng đi đâu cả. Họ bấm yêu cầu trả hàng trên màn hình đơn, nhân viên chuyển phát đến cửa lấy đi, và tiền được hoàn sau khi hàng về tới nơi. Đổi hàng cũng vào cùng một cửa. Muốn bám sát luồng này thì cần một địa chỉ trong Hàn Quốc để nhận hàng thu hồi và một đầu mối tiếp nhận yêu cầu.
| Loại yêu cầu | Người mua làm gì | Cần quyết trước |
|---|---|---|
| Đổi ý | Bấm yêu cầu trả hàng trên màn hình đơn | Địa chỉ thu hồi và ai chịu phí |
| Hư hỏng, giao sai | Gửi kèm ảnh khi liên hệ | 3 tấm ảnh cần yêu cầu và tiêu chí xét |
| Đổi hàng | Xin nhận lại đúng mặt hàng đó | Gửi lại, hay hoàn tiền rồi đặt đơn mới |
| Giao trễ | Chụp màn hình tra cứu đứng yên | Từ thời điểm nào thì xử lý, và làm gì |
Quyền rút lại đơn hàng — quyền hủy mua của người mua — cùng nguyên tắc ai chịu chi phí được quy định trong pháp luật về thương mại điện tử của Hàn Quốc. Thời hạn và những mặt hàng không áp dụng thì xem hướng dẫn của cơ quan quản lý rồi chỉnh câu chữ trên trang cho khớp. Lỗi thuộc về người bán và người mua đổi ý là hai trường hợp khác nhau, nên viết tách ra.
Đóng gói được mong đợi ra sao?
Thùng hàng chịu lực ép ở chặng quốc tế nhiều hơn, và đôi khi bị mở ra rồi đóng lại khi kiểm tra. Đừng gửi thẳng hộp sản phẩm: lồng thêm một thùng ngoài và chèn đủ vật liệu đệm để bên trong không xê dịch.
- Tách thùng ngoài với hộp sản phẩm — thùng ngoài có móp thì hộp sản phẩm vẫn đến nơi còn mới
- Đặt hóa đơn trong túi tài liệu dán ngoài thùng — để bên trong thì thùng sẽ bị mở ra để tìm
- Khai nội dung hàng bằng cùng một cách chữ cho mọi đơn
- Kèm một tờ hướng dẫn tiếng Hàn — mã đơn, cách trả hàng, đầu mối liên hệ
Hàn Quốc có quy định riêng về ghi nhãn chất liệu bao bì và ký hiệu phân loại tái chế, phạm vi áp dụng khác nhau theo mặt hàng. Xem hướng dẫn của cơ quan phụ trách và thống nhất phần ghi trên thùng ngoài trước chuyến hàng đầu tiên. Việc thùng có thể bị mở để kiểm tra cũng nên viết một dòng trên trang sản phẩm.
Viết thông tin giao hàng trên trang sản phẩm thế nào?
Mục thông tin giao hàng trên trang sản phẩm là nơi trả lời câu hỏi trước khi chúng được gửi đi. Tám dòng là đủ.
| Dòng | Viết gì | Bỏ trống thì sao |
|---|---|---|
| Nơi gửi | Gửi đi từ nước nào | Người mua trông đợi theo chuẩn nội địa |
| Thời gian | Một khoảng tính bằng ngày làm việc | Trễ một ngày đã thành câu hỏi |
| Chặng thông quan | Có đoạn tra cứu trông như đứng yên | Ảnh chụp màn hình đứng yên gửi kèm |
| Thuế | Đã gồm trong giá hay nộp khi nhận | Từ chối nhận hàng và hàng bị trả về |
| Mã định danh thông quan | Vì sao biểu mẫu cần mã đó | Thiếu mã nên phải chờ ở thông quan |
| Địa chỉ trả hàng | Trong nước hay ngoài nước | Yêu cầu xong mới biết |
| Trả và đổi hàng | Gửi yêu cầu về đâu, kèm theo gì | Yêu cầu tản mát nhiều nơi |
| Cách tra cứu | Tra ở màn hình nào, bằng mã gì | Cùng một câu hỏi lặp lại |
Số viết thành khoảng, và dòng nào chưa quyết được thì viết hiện tại đang làm thế nào.
Việc cần làm hôm nay
Chép tám dòng trong bảng trên vào mục thông tin giao hàng của trang sản phẩm, và chỉ điền những dòng hôm nay đã trả lời được. Nơi gửi, thời gian, địa chỉ trả hàng phần lớn đã biết ngay lúc này. Dòng nào chưa điền được thì để lại một dấu hỏi, và những dấu hỏi đó là danh sách phải chốt trong tuần này. Hết 30 phút.
