Phân phối quốc tế
Giấy tờ cần có trước khi bán tại Hàn Quốc
Chuẩn bị bán hàng tại Hàn Quốc chia thành bốn nhóm: doanh nghiệp, sản phẩm, ghi nhãn, thông quan. Mỗi nhóm hỏi ai, ghi kết quả vào bảng nào, việc nào lặp theo từng lô.
Việc chuẩn bị để bán hàng tại Hàn Quốc chia thành bốn nhóm: doanh nghiệp · sản phẩm · ghi nhãn · thông quan. Tên các giấy tờ trùng nhiều với bộ hồ sơ dùng khi đưa hàng ra khỏi Hàn Quốc, nhưng chiều đi ngược lại — hàng đi vào Hàn Quốc — nên nơi để hỏi và bên đứng tên trên giấy tờ đều khác. Ở chiều nhập, chỉ khi xác định được bên đứng tên là nhà nhập khẩu bên trong Hàn Quốc thì các ô còn lại mới điền được. Vì vậy ô đầu tiên không phải là giấy tờ mà là quyết định đó.
Những thứ cần chuẩn bị chia thành các nhóm nào
Xếp thành một danh sách dài thì không thấy nên bắt đầu từ đâu. Mỗi nhóm hỏi ở một nơi khác nhau và kết thúc vào thời điểm khác nhau.
| Nhóm | Nhóm này quyết định điều gì | Chưa xong thì việc gì dừng lại |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp | Bên đứng tên là nhà nhập khẩu · nhà bán | Toàn bộ ba nhóm còn lại |
| Sản phẩm | Mã phân loại hàng hóa · cơ quan quản lý · hình thức thủ tục | Tính lịch trình và chi phí |
| Ghi nhãn | Các ô ghi bằng tiếng Hàn trên bao bì và nhãn | In nhãn và viết thông tin sản phẩm |
| Thông quan | Giấy tờ làm cho từng lô hàng và trình tự | Lô hàng đầu tiên |
Tên và địa chỉ của doanh nghiệp lặp lại trong giấy tờ của ba nhóm còn lại. Làm nhãn khi tên đó còn để trống thì sau phải dựng lại bố cục.
Nhóm doanh nghiệp quyết định điều gì trước
Hàng vào Hàn Quốc có nhiều ô phải do một bên có địa chỉ bên trong Hàn Quốc đứng tên. Ai nhận vai đó thì hình dạng phần chuẩn bị thay đổi theo. Có ba hình thức thường gặp.
- Nhà phân phối phía Hàn Quốc làm nhà nhập khẩu — phần lớn giấy tờ do bên đó lo. Việc thỏa thuận điều kiện với công ty đó đến trước
- Lập pháp nhân hoặc chi nhánh tại Hàn Quốc — tự đứng tên. Thủ tục thành lập đến trước
- Chỉ định đại diện trong nước — có những thủ tục quy định phải chỉ định một đại diện bên trong Hàn Quốc. Có thuộc diện đó hay không và cách chỉ định thì hỏi cơ quan quản lý
Chọn hình thức nào là tùy mặt hàng và cách bán. Trước khi chọn, hãy lấy về hai dòng trả lời — trong các bước đi đến việc bán tại Hàn Quốc, những ô nào đòi địa chỉ Hàn Quốc, và những ô đó có điền bằng tên của mình được không.
Sản phẩm và ghi nhãn bắt đầu kiểm tra từ đâu
Phần sản phẩm có trình tự. Ô trước xong thì mới hỏi được ô sau.
- Xác định mã phân loại hàng hóa — mã gắn cho từng loại hàng. 6 chữ số đầu nhiều nước dùng chung, các chữ số sau khác nhau theo từng nước
- Dùng mã đó tìm cơ quan quản lý mặt hàng này tại Hàn Quốc — đồ ăn, đồ tiếp xúc với cơ thể, đồ dùng điện, đồ trẻ em dùng do các cơ quan khác nhau quản lý
- Hỏi cơ quan đó thủ tục yêu cầu thuộc hình thức nào — gửi mẫu đi thử nghiệm và chỉ nộp hồ sơ là hai việc chuẩn bị khác nhau
- Ghi lại nguyên văn câu trả lời — thư trả lời · tên văn bản hướng dẫn · ngày đã hỏi
Điều quan trọng ở đây là không tự kết luận trước. Hàng cùng tên vẫn được phân loại khác nhau theo thành phần, cấu tạo và công dụng, nên nếu đóng đinh vào một thủ tục rồi bắt đầu thì sau phải quay lại làm lại. Hãy để cơ quan quản lý hoặc đại lý hải quan xác nhận phân loại và thủ tục, rồi ghi lại câu trả lời. Đại lý hải quan — chuyên viên có chứng chỉ quốc gia, xử lý hồ sơ thông quan nhập khẩu thay cho doanh nghiệp.
Ghi nhãn không phải là hàng hóa mà là chữ in trên bao bì. Hàng bán tại Hàn Quốc có những ô phải ghi bằng tiếng Hàn, và trong đó thường có tên cùng địa chỉ của bên chịu trách nhiệm bên trong Hàn Quốc. In sau khi thủ tục kết thúc — câu chữ hay được chỉnh ở bước cuối.
Mỗi nhóm thì hỏi ai
Có năm nơi để hỏi. Thay vì gửi cùng một câu hỏi đến cả năm nơi, hỏi đúng nơi theo nhóm thì câu trả lời về nhanh hơn.
| Nơi hỏi | Nhận được gì ở đây | Gửi kèm khi hỏi |
|---|---|---|
| Bộ phận hướng dẫn của cơ quan nhà nước quản lý mặt hàng | Hình thức thủ tục và tên các giấy tờ phải nộp | Ảnh sản phẩm · thành phần · chất liệu · công dụng |
| Đại lý hải quan | Các mã phân loại dự kiến và thủ tục thông quan | Cùng bộ tài liệu · quy cách đóng gói |
| Tổ chức thử nghiệm · chứng nhận | Hạng mục thử nghiệm · số lượng mẫu · báo giá | Bản thông số sản phẩm · mẫu |
| Nhà nhập khẩu hoặc đối tác phân phối phía Hàn Quốc | Giấy tờ và nhãn họ từng được yêu cầu | Kế hoạch bán hàng · sản lượng dự kiến |
| Bộ phận dành cho doanh nghiệp nước ngoài của cơ quan hỗ trợ thương mại | Bản đồ toàn bộ thủ tục · hỗ trợ phiên dịch | Giới thiệu công ty · danh mục mặt hàng |
Khi năm nơi trả lời khác nhau, lấy dòng đầu làm chuẩn và giữ phần còn lại để tham khảo. Hỏi trước ở nơi trả lời chậm nhất thì thời gian chờ chồng lên nhau.
Những gì đã xác nhận thì ghi vào bảng nào
Một tệp bảng tính là đủ. Mỗi dòng một mặt hàng. Yêu cầu có thể được sửa đổi, nên ngày xác nhận quan trọng ngang với nội dung.
| Ô | Ghi gì | Để trống nghĩa là |
|---|---|---|
| Tên hàng · mã phân loại | Mã đã chốt và nơi chốt mã | Chưa hỏi được gì |
| Cơ quan quản lý | Tên cơ quan và đầu mối liên hệ | Việc phải tìm hôm nay |
| Hình thức thủ tục | Nguyên văn câu trả lời | Chưa dựng được lịch |
| Tên phía Hàn Quốc | Bên sẽ đứng tên nhập khẩu hoặc đại diện | Nhãn và hồ sơ khai báo dừng lại |
| Nguồn · ngày xác nhận | Tên đầu mối · văn bản trả lời · ngày | Đang chạy mà không có căn cứ |
| Việc tiếp theo | Một dòng và tên người phụ trách | Người sau không tiếp nhận được |
Ô trống không phải là điều chưa biết mà là việc phải hỏi hôm nay. Đọc theo cách này thì câu hỏi đang đến đâu rồi trả lời được trong một dòng.
Việc chỉ làm một lần và việc lặp theo từng lô khác nhau thế nào
Để lẫn thì lô nào cũng chuẩn bị lại từ đầu. Tách ra thì từ lô thứ hai số ô phải điền giảm hẳn.
| Hạng mục | Làm khi nào | Khi nào phải làm lại |
|---|---|---|
| Thông tin đăng ký nhà nhập khẩu · đại diện | Một lần lúc đầu | Khi đổi bên đứng tên hoặc địa chỉ |
| Chốt mã phân loại hàng hóa | Một lần cho mỗi mặt hàng | Khi đổi quy cách sản phẩm |
| Thủ tục liên quan đến sản phẩm | Một lần cho mỗi mặt hàng | Khi đổi thành phần · cấu tạo |
| Tệp gốc của nhãn | Một lần cho mỗi mặt hàng | Khi đổi nội dung ghi trên nhãn |
| Lập hồ sơ thông quan | Từng lô hàng | Mỗi lần xuất hàng |
| Dán nhãn · đối chiếu số lượng | Từng lô hàng | Mỗi lần xuất hàng |
Bốn dòng trên làm xong một lần thì sau đó chỉ chép lại giá trị, còn hai dòng dưới lặp lại mỗi lần xuất hàng nên hãy dựng sẵn biểu mẫu. Đánh dấu dòng nào là việc lặp ngay ở lô đầu tiên thì từ lô thứ hai ai làm gì đã rõ.
Việc cần làm hôm nay
Mở một tệp bảng tính và tạo năm ô ở dòng đầu. Tên hàng · mã phân loại · cơ quan quản lý · bên sẽ đứng tên phía Hàn Quốc · ngày xác nhận. Điền bằng sản phẩm sẽ bán đầu tiên. Ô nào không điền được chính là nơi phải hỏi hôm nay. 30 phút là xong dòng đầu.
