해외 거래 넘겨받은 첫 주에 볼 것

해외 거래를 넘겨받은 첫 주는 조건을 다시 짜는 주가 아니라 지금 이동 중인 건과 날짜가 걸린 건을 먼저 세는 주입니다. 해외 거래는 배송 · 통관 · 정산이 서로 다른 곳에서 굴러가서 한 화면에 다 보이지 않습니다. 그래서 첫날 할 일은 판단이 아니라 세는 일입니다.

첫날 무엇부터 세나요

진행 단계별로 다섯 줄입니다. 잘 되고 있는지는 보지 않고, 몇 건이 어디쯤 있는지만 적습니다.

지금 상태	확인하는 곳	적어 둘 값
결제는 끝났고 아직 안 보낸 건	주문 화면 · 거래처와 주고받은 메일	주문번호 · 수량 · 약속한 발송일
보냈고 이동 중인 건	운송 서류 · 포워더 연락	운송 번호 · 도착 예정일
통관을 기다리는 건	통관을 맡은 곳의 연락 · 서류	모자란 서류와 누가 준비하는지
도착했고 정산이 남은 건	계산서 · 입금 내역	금액 · 입금 예정일
문의 · 반품이 열려 있는 건	문의함	건수 · 답하기로 한 날짜

포워더 — 배나 비행기 자리를 잡고 서류를 챙겨 화물을 보내 주는 운송 주선처입니다. 둘째 · 셋째 줄은 대개 이곳에 물어야 값이 나옵니다.

다섯 줄 중 날짜가 이번 주 안인 것에만 표시를 합니다. 해외 거래는 한 단계가 밀리면 그 뒤가 통째로 밀리는 구조라, 첫 주에 챙길 것은 「늦으면 뒤가 다 밀리는 건」 몇 개뿐입니다. 나머지는 둘째 주에 봐도 늦지 않습니다.

거래 창구는 어떻게 이어받나요

연락이 개인 주소로 오가던 것을 회사 공용 주소로 옮기는 일입니다. 주소만 바꾸면 상대가 알아보지 못해 답이 늦어지므로, 네 줄짜리 인사를 먼저 보냅니다.

줄	한국어로 적을 때	영문으로 적을 때
누구인지	이번 달부터 이 거래를 맡게 된 ○○○입니다.	I am taking over this account from this month.
이어지는 것	진행 중인 건은 지금 조건 그대로 이어집니다.	The open orders continue under the same terms.
바뀌는 것	앞으로 연락은 이 주소로 부탁드립니다.	Please use this address going forward.
확인 한 줄	제 기록으로는 다음 선적이 ○월 ○주입니다. 맞는지 한 줄만 알려 주십시오.	Our record shows the next shipment in week ○. Could you confirm?

네 번째 줄이 중요합니다. 이쪽 기록을 먼저 보여 주고 맞는지 묻는 편이, 무엇이 진행 중인지 알려 달라고 하는 것보다 짧게 끝납니다. 답장 한 줄이 그대로 기록의 빈칸을 메웁니다.

포워더와 통관을 맡은 곳에도 같은 네 줄을 보냅니다. 이쪽은 여러 회사를 동시에 맡고 있어, 담당이 바뀐 것을 알려 두지 않으면 이전 주소로 계속 회신이 갑니다. 진행 중인 건의 운송 번호를 함께 적어 보내면 상대 쪽에서 기록을 맞추기 쉽습니다.

서류가 흩어져 있으면 어디서 되찾나요

수출 서류는 한 벌이 여러 곳에 사본으로 남습니다. 보낸 쪽 메일함 · 포워더 · 통관을 맡은 곳 · 받는 쪽까지 네 군데를 훑으면 대부분 다시 모입니다.

서류	남아 있는 곳	되찾는 법
인보이스 · 패킹리스트	지난 선적 메일 첨부 · 포워더	최근 3건만 먼저 받아 형식을 봅니다
운송 서류	포워더	건별 운송 번호로 사본을 요청합니다
인증 · 시험 문서	발급한 기관 · 대행처	발급일과 유효 기간을 함께 적어 둡니다
라벨 인쇄 데이터	인쇄처	마지막 인쇄본을 요청합니다
거래 조건	계약서 · 주문서	결제 조건과 인도 조건 두 줄만 먼저 뽑습니다

다섯 줄을 한꺼번에 다 모으지는 않습니다. 지금 이동 중인 건에 필요한 서류부터 챙기고, 나머지는 다음 선적 전까지 채웁니다. 받은 서류는 건별 번호를 파일 이름 앞에 붙여 한 폴더에 넣습니다 — 같은 건으로 문의가 오면 번호 하나로 다 꺼낼 수 있습니다.

돈에 관한 것은 무엇을 맞춰 보나요

해외 판매는 값이 정해지는 자리가 여러 곳이라, 어느 줄을 누가 부담하는지가 거래처마다 다릅니다. 아래 다섯 줄을 거래처별로 한 번씩만 적어 두면 다음 주문부터 다시 찾지 않아도 됩니다.

• 결제 조건 — 선금과 잔금 비율, 각각의 기한
• 인도 조건 — 운임과 세금을 어느 쪽이 내기로 했는지
• 남은 금액 — 받을 것과 줄 것을 거래처별로
• 환율 기준 — 어느 날짜 환율로 계산하기로 했는지
• 건별로 붙는 비용 — 검사 · 보관 · 재포장처럼 그때그때 생기는 항목

다섯째 줄이 자주 비어 있습니다. 지난 계산서를 3건만 펼쳐 항목 이름을 모으면 대부분 드러납니다.

이 다섯 줄은 거래처마다 한 장씩 만듭니다. 같은 나라 안에서도 거래처별로 조건이 달라, 하나로 합쳐 두면 다음 주문 때 어느 조건이 어디 것인지 다시 뒤져야 합니다.

첫 주 시간표는 어떻게 잡나요

일차	하는 일	드는 시간
1일차	진행 중인 건 다섯 줄로 세기	2시간
2일차	거래처 · 포워더에 인사와 확인 메일 보내기	2시간
3일차	날짜가 걸린 건부터 서류 챙기기	3시간
4일차	돈에 관한 다섯 줄 거래처별로 적기	3시간
5일차	연락처와 서류를 회사 공용 주소·폴더로 옮기기	2시간

2일차 메일은 답이 며칠 걸릴 수 있으니 먼저 보내 두고 다음 일을 합니다. 첫 주에 가격이나 조건을 새로 제안하는 일정은 넣지 않습니다 — 진행 중인 건이 다 세어지기 전에는 어느 조건을 바꿔도 될지 판단할 근거가 없습니다.

오늘 할 일

지금 이동 중이거나 통관을 기다리는 건만 골라 운송 번호와 도착 예정일 두 칸으로 적으십시오. 건수가 많지 않다면 30분이면 끝납니다. 이 목록이 있으면 거래처에서 연락이 왔을 때 다시 찾을 것 없이 바로 답할 수 있습니다.