이메일 서명, 6칸 양식과 예시 3개·로고 크기

이메일 서명은 이름 · 직함 · 회사 · 전화 · 홈페이지 · 로고 여섯 칸이면 충분합니다. 서명 전체를 그림 한 장으로 만들면 그림을 막아 두는 메일 프로그램에서 빈 네모로 보이고 전화번호도 복사할 수 없어, 글자로 적고 로고만 작은 그림으로 붙입니다. 양식을 하나 정해 팀이 같은 순서로 쓰고, Gmail · Outlook · 휴대폰 앱에 각각 넣은 뒤 받는 쪽 화면에서 확인합니다.

이메일 서명 — 무엇을 넣나요

서명을 보는 사람이 찾는 것은 누가 보냈는지와 어디로 연락하는지 두 가지입니다. 여섯 칸을 위에서 아래로 이 순서대로 둡니다.

메일 주소는 보낸 사람 칸에 이미 보여 빼도 되지만, 전달된 메일에서도 찾기 쉽게 넣는 팀도 있습니다. 회사 주소 · 영업시간은 방문 손님이 있는 업종만 일곱째 줄로 더합니다. SNS 아이콘을 여러 개 늘어놓거나 긴 문구 · 큰 배너를 붙이면 그림이 늘어 차단 · 용량 문제가 함께 늘어나므로, 꼭 알릴 것이 있을 때만 아래 세 번째 예시처럼 글자 한 줄로 붙입니다.

이메일 서명 만들기 — 템플릿 예시 3개는 어떻게 쓰나요

가상의 회사 A 브랜드 직원을 가정해 세 가지 판을 채웠습니다. 줄 순서는 같고, 영문판은 표기만, 세 번째 판은 마지막 안내 한 줄만 다릅니다.

영문판 전화번호는 국가번호 +82 를 앞에 붙이고 지역번호 맨 앞의 0을 뺍니다 — 서울 02 는 +82 2 가 됩니다. 회사 영문 이름은 사업자 서류나 홈페이지 영문판과 같은 표기로 맞춥니다.

안내 한 줄은 하나만, 링크 하나만 붙입니다. 전시 · 휴무 · 새 제품 소식처럼 끝나는 날이 있는 안내라면 끝난 다음 날 서명에서 지우는 일을 일정표에 함께 적어 둡니다. 지난 안내가 남아 있으면 받는 사람이 날짜를 다시 확인해야 합니다.

로고 이미지 크기는 얼마로 하나요

아래 값은 메일 화면에서 로고가 글자보다 튀지 않고 휴대폰에서도 가로로 넘치지 않게 잡은 예시 기준입니다. 메일 프로그램이 정한 규격은 아니므로, 만든 뒤 실제로 보내 보고 조정합니다.

• 보이는 크기 — 높이 40~60px, 가로로 긴 로고는 폭 150~200px. 서명 글자 4~5줄 높이 안에 들어오게 잡습니다.
• 저장하는 크기 — 보이는 크기의 2배(높이 50px로 보이면 100px 파일). 고해상도 화면에서 흐려지지 않게 크게 저장하고, 넣은 뒤 편집기에서 줄여 지정합니다.
• 용량 — 한 장 50KB 안팎. Gmail 도움말은 이미지도 서명 글자 수 한도(영문 기준 1만 자)에 반영된다고 안내합니다.
• 형식 — PNG(배경을 흰색으로 채움) 또는 JPG. 투명 배경의 검은 로고는 어두운 화면에서 사라질 수 있습니다.
• 서명 전체 폭 — 600px 안. 휴대폰에서 가로 스크롤 없이 보이게 합니다.

로고 원본을 어떤 형식으로 갖춰 두는지는 로고 파일 AI·SVG·PNG, 어디에 무엇을 보내나에 정리해 두었습니다. 서명용은 그 가운데 화면용 PNG 를 위 크기로 한 장 더 뽑아 쓰면 됩니다.

Gmail · Outlook에 넣는 법은 무엇인가요

같은 계정이라도 컴퓨터 · 휴대폰 앱 · 프로그램 판마다 서명을 따로 넣어야 하는 경우가 많습니다. 메뉴 이름은 각 공식 도움말(2026-10-15 확인) 기준이며, 판이 바뀌면 달라질 수 있습니다.

맥용 · 휴대폰용 Outlook 과 그 밖의 메일 서비스는 메뉴가 달라 각 도움말에서 서명 항목을 찾아 넣습니다. 회사 도메인으로 메일을 쓰는 중이라면 서명보다 먼저 발신 인증이 맞는지 보는 편이 순서상 앞섭니다 — 회사 도메인 메일 직접 연결하는 순서에 인증 값 세 가지를 정리해 두었습니다.

HTML 서명은 무엇을 조심하나요

글자에 굵기 · 색 · 링크 · 그림을 넣은 서명은 HTML 로 보내집니다. 보내는 쪽 화면이 아니라 받는 쪽 화면에서 어떻게 보이는지가 기준입니다.

• 그림 차단 — Microsoft 도움말은 Outlook 이 인터넷의 그림을 자동으로 내려받지 않도록 기본 설정돼 있다고 안내합니다. 받는 사람이 그림 보기를 누르기 전까지 로고가 빈 칸이어도 서명이 읽히도록, 회사 이름 · 전화를 글자로 둡니다.
• 어두운 화면 — 어두운 테마로 메일을 보는 사람도 있습니다. 투명 배경에 검은 글자 로고는 어두운 바탕에 묻힐 수 있어 흰 바탕을 채운 PNG 를 씁니다.
• 복사해 붙인 서식 — 워드나 웹페이지에서 서명을 복사하면 보이지 않는 서식이 딸려 와 받는 쪽에서 글꼴 · 줄 간격이 달라집니다. 메모장에 한 번 붙여 서식을 지운 뒤, 서명 편집기에서 굵기 · 색 · 링크만 다시 지정합니다.
• 글꼴 — 받는 사람 컴퓨터에 없는 글꼴은 다른 글꼴로 바뀝니다. 서명은 메일 프로그램 기본 글꼴로 둡니다.
• 시험 발송 — 다른 계정 두 곳으로 보내 컴퓨터와 휴대폰에서 열어 봅니다. 동료 가운데 Outlook 을 쓰는 사람이 있으면 한 번 더 받아 봐 달라고 부탁합니다.

소식지나 홍보 메일을 여러 사람에게 보낼 때는 서명과 별개로 수신 동의와 표기 규칙이 따로 있습니다. 주기와 동의 문구는 뉴스레터 만들기 — 주제 · 주기 · 발송 도구 · 수신 동의에 있습니다.

자주 묻는 질문

이메일 서명에 휴대폰 번호를 넣어야 하나요?

대표 전화 또는 직통 번호 하나면 충분합니다. 외부와 직접 통화가 잦은 직무만 사내 기준에 따라 휴대폰 번호를 더합니다. 넣는다면 영업시간 안에 받는 번호인지 정해 두고, 퇴사 · 부서 이동 때 서명부터 고치도록 인수인계 목록에 한 줄 적어 둡니다.

답장에도 서명을 붙이나요?

Gmail 과 Outlook 모두 새 메일과 답장 · 전달에 쓸 기본 서명을 따로 고를 수 있습니다. 새 메일에는 여섯 칸 서명을, 답장에는 이름 · 회사 · 전화 두 줄짜리 짧은 서명을 두면 대화가 길어져도 메일 아래쪽이 서명으로 쌓이지 않습니다.

서명 로고가 첨부 파일로 보인다는 말을 들었습니다. 어떻게 고치나요?

Microsoft 도움말은 클래식 Outlook 에서 일부 이미지가 본문 안이 아니라 첨부 파일로 나타날 수 있다고 안내합니다. 워드나 웹페이지에서 서명을 통째로 복사해 붙인 경우라면, 서명 편집기의 그림 넣기 단추로 로고를 다시 넣고 다른 계정으로 보내 확인합니다. 그래도 같으면 로고를 빼고 글자 서명만 쓰는 편이 받는 쪽에서 가장 깔끔하게 보입니다.

직원 서명을 한 모양으로 맞추려면 어떻게 하나요?

여섯 칸 양식과 채운 예시, 로고 파일을 한 문서에 담아 공유하고 각자 자기 칸만 바꿔 넣게 합니다. 회사 메일을 관리자 콘솔로 운영한다면 서명을 한꺼번에 넣는 기능이 있는지 쓰는 날 관리자 도움말에서 확인합니다. 새로 들어온 사람의 첫날 할 일 목록에 서명 넣기를 적어 두면 모양이 흐트러지지 않습니다.

오늘 할 일

여섯 칸을 채운 서명을 만들어 자기 다른 메일 계정 두 곳으로 보내고, 컴퓨터와 휴대폰에서 각각 열어 로고 · 줄 바꿈 · 전화번호가 그대로 보이는지 확인하십시오. 어긋난 곳이 없으면 그 서명을 팀 양식 문서에 붙여 공유하면 됩니다.

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