업무 자동화, 어디서부터 시작하나

업무 자동화는 도구를 고르는 일이 아니라 어떤 일을 자동화할지 고르는 일입니다. 순서를 잘못 잡으면 잘 만든 프로그램이 아무도 열지 않는 화면이 됩니다. 2주 동안 하는 일을 그대로 적어 두고, 자주 하고 · 오래 걸리고 · 규칙이 뚜렷한 세 가지를 모두 만족하는 업무 한 건부터 시작합니다.

어떤 업무부터 고르나요

세 가지를 다 만족하는 업무가 첫 후보입니다. 하나라도 빠지면 만들고 나서 손이 더 갑니다.

조건	무엇을 보나	기준
자주	한 달에 몇 번 하나	주 1회 이상
오래	한 번에 몇 분 걸리나	20분 이상
규칙	사람의 판단이 들어가나	누가 해도 답이 같아야 합니다

세 번째 줄이 가장 중요합니다. 「이건 봐야 알아요」라는 말이 나오는 업무는 지금 자동화하지 않습니다. 대신 그 판단을 무엇을 보고 내리는지 적어 둡니다. 적어 놓은 것이 규칙 두세 줄로 정리되는 때가 오면 그때 후보로 올립니다.

기준 숫자는 예시로 가정한 값입니다. 주 1회 · 20분이면 한 해로 쳐서 대략 17시간입니다. 이 정도는 되어야 만드는 데 든 시간이 돌아옵니다. 회사 사정에 따라 이 선을 올리거나 내려도 되지만, 한 번 정했으면 모든 후보에 같은 선을 적용해야 순서가 흔들리지 않습니다.

반복 업무는 어떻게 적어 두나요

기억으로 적으면 눈에 띄는 업무만 올라옵니다. 2주 동안 실제로 한 일을 여섯 칸으로 적습니다. 담당자 한 사람이 하루 3분씩 쓰면 됩니다.

칸	적는 것
업무 이름	「매출 정산표 만들기」처럼 동사로 끝나게
주기	매일 · 주 2회 · 월말
1회 소요	분 단위로
하는 사람	몇 명이 나눠 하는지
입력물	무엇을 보고 시작하나 — 엑셀 파일 · 메일 · 문자
결과물	무엇이 나오면 끝나나 — 파일 · 메시지 · 표 한 줄

입력물과 결과물 두 칸이 나중에 그대로 설계가 됩니다. 무엇이 들어와서 무엇이 나가는지가 적혀 있으면 업무 시스템을 만드는 쪽에 그 표를 그대로 넘길 수 있습니다.

2주를 채우는 이유는 주기 때문입니다. 월말에만 하는 일 · 매주 월요일에만 하는 일은 하루 이틀 적어서는 표에 올라오지 않습니다. 월말 업무까지 담고 싶으면 말일이 낀 2주를 고릅니다.

후보는 어떻게 줄 세우나요

월 절감 시간을 계산합니다. 1회 소요 분 × 월 횟수 × 하는 사람 수입니다. 여기에 만드는 난이도를 세 단계로 붙이면 순서가 나옵니다.

난이도	어떤 일인가	대략의 기간
낮음	한 곳의 자료를 정해진 모양으로 바꿔 내보내기	1주 ~ 2주
중간	두 곳을 잇고 조건에 따라 갈라 보내기	3주 ~ 6주
높음	사람의 판단이 섞이고 외부 서비스를 여러 개 잇기	2개월 이상

월 절감 시간이 큰 순서로 놓고, 값이 비슷하면 난이도가 낮은 쪽을 먼저 합니다. 예를 들어 1회 30분 · 월 20회 · 2명이면 월 1,200분, 곧 20시간입니다. 이런 줄이 맨 위에 오면 첫 건으로 적당합니다.

난이도를 가르는 것은 기능의 어려움이 아니라 자료를 가져올 곳의 개수입니다. 한 곳이면 낮음, 두 곳이면 중간입니다. 그래서 표의 입력물 칸에 몇 군데에서 오는지를 함께 적어 두면 난이도가 그 자리에서 나옵니다.

절감 시간이 비슷한 줄이 여럿이면 「사람이 바뀌어도 같은 결과가 나와야 하는 일」을 먼저 고릅니다. 정산 · 발주 · 재고 맞추기처럼 틀리면 뒤에서 다시 손봐야 하는 업무입니다. 반대로 틀려도 그 자리에서 알아채는 일은 뒤로 미뤄도 됩니다.

이미 쓰는 도구로 되는 일은 없나요

후보가 정해지면 만들기 전에 한 번 확인합니다. 지금 쓰는 도구의 기능만으로 끝나는 일이 생각보다 많습니다. 순서는 이렇습니다.

• 지금 쓰는 도구에 같은 기능이 있는지 봅니다 — 반복 서식 · 자동 계산 · 예약 발송 같은 것들
• 없으면 두 도구를 잇는 연결 서비스로 되는지 봅니다 — 파일이 올라오면 알림이 가는 정도는 대부분 됩니다
• 그래도 안 되면 만듭니다 — 회사만의 규칙이 들어가거나, 자료를 오래 쌓아 두고 꺼내 써야 할 때입니다

세 번째에 해당하는 일만 프로그램 개발로 넘기면 만드는 양이 크게 줄어듭니다. 앞의 두 단계로 되는 일까지 함께 만들면 나중에 도구를 바꿀 때 같이 손봐야 할 곳이 늘어납니다.

첫 건은 어디까지만 만드나요

처음부터 사람 손을 완전히 빼지 않습니다. 사람이 확인하는 단계를 하나 남겨 두는 편이 빠르게 자리를 잡습니다.

• 모으기 — 흩어진 자료를 한 곳으로 자동으로 끌어옵니다
• 고르기 · 계산 — 규칙대로 걸러 내고 셈합니다
• 확인 — 결과를 사람이 한 번 봅니다. 여기까지가 1차입니다
• 내보내기 — 확인 버튼을 누르면 발송 · 저장 · 등록이 됩니다

확인 단계에서 걸리는 예외를 두 달쯤 모으면 규칙이 뚜렷해집니다. 그때 확인 단계를 빼면 됩니다. 처음부터 예외를 다 상상해 넣으면 만드는 기간이 몇 배로 늘고, 상상한 예외의 절반은 실제로 오지 않습니다.

만든 뒤에는 무엇을 봅니까

돌아가는지가 아니라 사람의 시간이 실제로 줄었는지를 봅니다. 네 줄이면 됩니다.

• 실행 기록 — 언제 몇 건 처리했는지 남습니다
• 걸린 건 — 몇 건이 처리되지 않았고 왜 그랬는지 한 줄로 남습니다
• 사람이 손댄 횟수 — 자동으로 되지 않아 직접 처리한 건수
• 담당자 없이 도는지 — 휴가 주간에 그대로 돌면 자리를 잡은 것입니다

걸린 건이 매주 같은 이유로 걸린다면 그 규칙 한 줄만 고치면 됩니다. 첫 건이 자리를 잡은 다음에 목록의 두 번째 줄로 넘어갑니다. 한 번에 세 건을 같이 만들면 셋 다 절반씩만 쓰이는 상태로 남습니다.

오늘 할 일

공유 문서를 하나 열고 여섯 칸짜리 표를 만드십시오. 업무 이름 · 주기 · 1회 소요 · 하는 사람 · 입력물 · 결과물. 그리고 오늘 한 일부터 한 줄씩 적습니다. 2주 뒤 이 표에서 위 세 줄을 고르면 첫 후보가 정해집니다. 표를 만드는 데 20분이면 됩니다.